Document de référence 2012 - Altarea Cogedim

8RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE SUR LE CONTRÔLE INTERNE /PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUESLe système comptable utilisé par le pôle e-commerce est le logicielSage Ligne Intégrale 1000. La comptabilité est notamment encharge des achats (produits et frais généraux), de la paie, et desopérations bancaires. La facturation client et les encaissementssont réalisés de façon automatisée dans le système de gestion puisimportés dans le système comptable par interface. De nombreuxcontrôles sont réalisés par la direction comptable (exhaustivité desdonnées intégrées, revue des balances âgées…).(IV) LOGICIEL DE CONSOLIDATIONUn logiciel de consolidation SAP BFC – Business Financial Consolidation– assis sur un plan de comptes unifié et multi-activités sousune base unique de données – est en place depuis le 31 décembre2012 pour l’ensemble des secteurs d’activité du Groupe : commercephysique, commerce online, promotion logements et bureaux. Depar sa structure, cette solution constitue une plateforme permettantune forte intégration des systèmes comptables au sein duGroupe et donc permet une réduction du risque d’erreurs matérielles.Ce système autorise des évolutions permettant une mise enconformité régulière avec les nouvelles contraintes réglementaires.Précédemment, chacun des secteurs d’activité était doté de leurpropre système de consolidation.Par ailleurs, a été mis en exploitation le logiciel SAP DM – DisclosureManagement – permettant la gestion sécurisée depuis le logicielSAP BFC jusqu’à l’annexe aux comptes consolidés des donnéeschiffrées et de leurs commentaires. Ce progiciel est en cours dedéploiement dans les filiales du Groupe.(V) LOGICIEL DE REPORTING BUDGÉTAIREET DE PLANIFICATION FINANCIÈREUn logiciel de reporting budgétaire et de planification financièreSAP BPC – Business Planning Consolidation – est implémentédepuis 2008 pour l’ensemble du Groupe. Ce logiciel s’appuie surles données opérationnelles issues des systèmes métier pourrestituer des données consolidées budgétaires. Les informationsconsolidées prévisionnelles sont comparées aux données réelles.Les écarts significatifs sont explicités.(VI) LOGICIEL DE TRÉSORERIEÀ compter de 2012, suite à l’unification au niveau du Groupe dessystèmes d’information de gestion de la trésorerie, l’ensemble despôles foncier, promotion et e-commerce utilisent le logiciel TrésorerieSage 1000. Cette unification des systèmes permet la miseen conformité avec les normes SEPA en matière de gestion desmoyens de paiement et contribue à la poursuite de l’automatisationdes interfaces entre logiciels comptables, métier et de trésorerie.Un rapprochement des soldes bancaires ainsi qu’une analyse de lavariation du solde de trésorerie sont réalisés quotidiennement surl’ensemble des pôles par l’équipe de trésorerie.Depuis 2010, la sécurité logique des systèmes d’information a étérenforcée avec notamment la mise en conformité de mots de passeavec les standards usuels. Par ailleurs, les procédures de gestiondes utilisateurs des applications métiers Primpromo et Altaix et desprincipaux progiciels financiers ont été rédigées.8.3.3.3. Risques juridique, réglementaire, fiscalet assurance(a) Risques juridique et réglementaireDu fait de la nature de leurs activités, les entités du groupe AltareaCogedim sont soumises aux risques des évolutions réglementaires.1. ALTAREA FRANCE, ALTAREA ITALIAET ALTAREA ESPAÑALes Directions Juridiques d’Altarea et de ses filiales s’assurent durespect des réglementations en vigueur et de l’obtention des autorisationsparticulières nécessaires à l’exercice de leur activité. Cesréglementations concernent principalement le droit de l’urbanisme(autorisation d’exploitation commerciale, permis de construire),le droit de la construction, le droit des baux commerciaux. Pourl’Espagne, il est fait appel à des cabinets d’avocats extérieurs.Le Secrétaire Général du groupe Altarea Cogedim coordonne lesdirections juridiques des filiales.2. COGEDIMLes responsables opérationnels font régulièrement appel à descabinets d’avocats externes spécialisés. Par ailleurs, la DirectionJuridique Immobilière intervient également pour le compte et à lademande des équipes de Cogedim, notamment pour les montagescomplexes.3. RUEDUCOMMERCERueduCommerce n’est soumise à aucune autorisation préalabled’exploitation. Toutefois, elle est soumise aux dispositions législativeset réglementaires applicables aux activités de commerceélectronique. Ces réglementations concernent principalement lerespect de la loi Informatique et Libertés (en lien avec la CNIL), lerespect des recommandations de la Directive Européenne sur lecommerce à distance et des dispositions prévues par la loi Chatelapplicable en juin 2008 (article L. 121-20-3 du Code de la consommation),le contact avec les autorités de contrôle. RueduCommercedéveloppe un contact permanent avec l’antenne départementale dela Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et dela Répression des Fraudes (DGCCRF) afin de répondre sans délaisà toutes leurs demandes et faire évoluer en permanence la qualitéde service au client. Par ailleurs, sur ces différents sujets, il est faitappel à des conseils extérieurs.Les données issues des logiciels de trésorerie sont interfacéesautomatiquement vers les logiciels de comptabilité sociale.288DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2012 ALTAREA COGEDIM