Document de référence 2012 - Altarea Cogedim

RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE SUR LE CONTRÔLE INTERNE /PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES 8• prévoit la nomination et le rôle du déontologue ;• définit des périodes d’abstention dites de « fenêtres négatives »pour réaliser une quelconque transaction sur les titres Altareaet Altareit.Par ailleurs, la charte définit les règles applicables en matièred’avantages accordés aux salariés du Groupe pour l’acquisition delogements Cogedim.La charte éthique est consultable sur le site intranet du Groupe àla rubrique « Le Groupe ».8.3.2.2. Les intervenants(a) GéranceL’organisation générale du contrôle interne est du ressort de laGérance. C’est sous son impulsion que les procédures de contrôleinterne sont établies et que les orientations sont prises afin de maîtriserles risques liés à l’activité de la Société.Pour l’exercice de ses responsabilités, la Gérance a par ailleursmis en place un Comité exécutif comprenant les patrons de chacunedes activités du Groupe (commerces, logements, bureaux),un Comité stratégique et des Comités de direction générale. CesComités n’interviennent pas directement dans l’organisation généraledu contrôle interne ; cependant, des sujets relevant du contrôleinterne du Groupe peuvent y faire l’objet d’échanges, comme cela aété par exemple le cas sur la cartographie des risques.(b) Conseil de SurveillanceIl est rappelé que le Conseil de Surveillance joue un rôle très importanten matière de contrôle dans le cadre de sa mission de contrôlepermanent de la gestion de la Société (voir paragraphe 8.2 « Préparationet organisation des travaux du Conseil » du présent rapport).(c) Comité d’auditLe Comité d’audit assiste le Conseil de Surveillance dans sonrôle de surveillance et de contrôle de la Société. Les missions etattributions du Comité d’audit sont détaillées au paragraphe 8.2.8« Comités Spécialisés » du présent rapport.(d) Secrétariat GénéralSous l’autorité de la Gérance, le Secrétariat Général coordonne etappuie les actions de contrôle interne qui sont notamment assuréesdans les différentes filiales. Il est également en charge decoordonner la couverture des risques assurables et la souscriptiondes polices d’assurances au niveau du Groupe.La fonction contrôle interne au sein de Secrétariat Général s’appuiesur une personne à temps plein (responsable du contrôle interne) ettrois personnes affectées à temps partiel aux missions de contrôleinterne (le Secrétaire Général, une responsable juridique et uneassistante de direction), soit près de deux personnes en équivalenttemps plein. Un budget annuel (hors frais de personnel) de150 milliers d’euros est affecté à cette fonction, permettant notammentde confier des missions de contrôle ou d’audit interne à descabinets externes.Les missions prioritaires sont :• de veiller au respect du règlement intérieur et au bon fonctionnementdes Comités spécialisés du Conseil de Surveillance (leComité d’audit et le Comité d’investissements) ;• de recenser les Comités opérationnels d’Altarea et de sesfiliales ;• d’identifier et d’assister les pôles dans l’identification des risques-liés à l’activité des sociétés des filiales consolidées par Altareaen France et à l’étranger,-liés au statut de Société cotée d’Altarea ;• d’établir ou d’assister les pôles dans l’établissement de procéduresgénérales et particulières (mandataires sociaux, pouvoirs…);• d’examiner les règles d’engagement des opérations, de recenserles procédures existantes et de les harmoniser, le cas échéant ;• d’effectuer tous contrôles du respect des procédures.Le Secrétariat Général s’appuie également sur des relais dans uncertain nombre de filiales, notamment Cogedim avec une personneen charge du contrôle des risques et engagements relatifs aux opérationsde promotion ou Altarea France avec la Direction JuridiqueImmobilier.(e) Le personnel de la SociétéChaque collaborateur du groupe Altarea Cogedim a un rôle de propositionen matière d’actualisation du dispositif de contrôle interne.Les responsables opérationnels veillent à l’adéquation des processusaux objectifs qui leur sont assignés.(f) Intervenants externesLe Groupe a recours à des cabinets spécialisés auxquels sontconfiées des missions spécifiques de conseil, d’assistance oud’audit.Au cours de l’exercice 2012, les cabinets Accuracy, Soparex etPwC sont par exemple intervenus en support des équipesd’Altarea Cogedim sur des problématiques de dispositifs de gestiondes risques, de contrôle interne et d’audit interne.8.3.2.3. Les composantes du contrôle interneet du dispositif de gestion des risquesLe dispositif de contrôle interne comprend cinq composantesétroitement liées.DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2012 ALTAREA COGEDIM 281