Jahresbericht 2004 - Wasserverband Eifel-Rur
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Ralf Dittrich, Leiter<br />
des Fachbereichs<br />
Datenverarbeitung,<br />
im Serverraum<br />
des WVER<br />
90<br />
von Dipl.-Ing. Ralf Dittrich<br />
Datenverarbeitung<br />
Datenverarbeitung<br />
Einsatz elektronischer<br />
Verfahren<br />
Im Jahr <strong>2004</strong> lag der Schwerpunkt der<br />
Arbeit des Fachbereiches Datenverarbeitung<br />
im weiteren Ausbau der<br />
elektronischen Verfahren bei Geschäftsabläufen.<br />
Wegen der besonderen Wichtigkeit<br />
und Aktualität dieser Aufgabe wird sie<br />
im folgenden detailliert vorgestellt.<br />
1. Verfahren zur Bearbeitung<br />
elektronischer Telefonrechnungen<br />
Um den Verwaltungsaufwand für das<br />
manuelle Kontieren von ca. 800 Telefonrechnungen<br />
im Monat erheblich zu<br />
reduzieren, wurde Anfang des Jahres<br />
<strong>2004</strong> ein elektronisches Bearbeitungsprogramm<br />
für Telefonrechnungen von<br />
der Firma GLI GmbH erworben und<br />
eingerichtet.<br />
Dem Bearbeitungsprogramm liegt das<br />
sogenannte „ELFE“-Verfahren zugrunde,<br />
bei dem die Telekommunikationsdienstleister<br />
ihre Telefonrechnungen<br />
nicht mehr als Papierdokumente verschicken,<br />
sondern diese elektronisch<br />
per E-Mail als Datei im EDIFACT-Format<br />
(ISO 9735) an die X.400 Mailbox<br />
des Kunden versenden. Von dort aus<br />
kann der Kunde über das Bearbeitungsprogramm<br />
die elektronisch zugestellten<br />
Telefonrechnungen und Einzelverbindungsnachweise<br />
einlesen und<br />
weiter bearbeiten. Durch die im System<br />
eingepflegten Stammdaten<br />
(Standort, Kostenstelle, Kostenart, Betriebsbereich<br />
etc.) können daraufhin<br />
die Rechnungen automatisch kontiert<br />
werden. Über die sogenannte „IDOC“-<br />
Schnittstelle werden anschließend diese<br />
Kontierungsdaten automatisch an<br />
das SAP-Buchungssystem übergeben.<br />
Dieser Ablauf ist in der Abbildung<br />
„Elektronisches Bearbeitungsprogramm<br />
für Telefonrechnungen“ veranschaulicht.<br />
Ein Pflegeaufwand im System entsteht<br />
lediglich bei Anschluss- bzw. Vertragsänderungen,<br />
so dass der Verwaltungsaufwand<br />
stark reduziert wurde.<br />
Darüber hinaus bietet das Bearbeitungsprogramm<br />
zahlreiche Hilfsmittel<br />
für die statistische Auswertung der<br />
Rechnungen und Einzelverbindungsnachweise,<br />
so dass auch Planungen für<br />
eine Vertragsoptimierung beispiels-<br />
weise im Mobilfunkbereich hiermit vorgenommen<br />
werden können.<br />
Nicht zuletzt wurde durch die Einführung<br />
dieses Systems eine Transparenz<br />
hinsichtlich der Einzel- und Gesamtkosten<br />
sowie des Gesprächsverhaltens<br />
erzielt.<br />
2. Ausweitung des Dokumentenmanagementsystems<br />
(DMS)<br />
Im Zuge eines weiteren Ausbaus des<br />
Dokumentenmanagementsystems<br />
(DMS) wurde im Jahr <strong>2004</strong> ein Verbandsinformationssystem<br />
und ein Vertragsmanagement<br />
im Verband eingeführt.<br />
Das Verbandsinformationssystem soll<br />
als Hilfsmittel für die Erstellung, Verwaltung<br />
und Terminkoordination von<br />
Sitzungsvorlagen für Verbandsausschüsse<br />
und Gremien zur Verfügung<br />
stehen. Dabei wurden die schon ausgearbeiteten<br />
Sitzungsvorlagen (Word-
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