Jahresbericht 2004 - Wasserverband Eifel-Rur

Dokumente) direkt im System zur weiteren
Bearbeitung hinterlegt.
Gleichzeitig konnte durch die zentrale
Ablage der Verbandsunterlagen sowie
durch einen schnelleren Zugriff auf Sitzungsprotokolle
über Suchmasken eine
effektivere Verwaltung der Verbandsunterlagen
und somit eine Kostenreduzierung
erreicht werden.
Mit dem Aufbau eines Vertragsmanagements
wurde die Möglichkeit geschaffen,
sämtliche Verträge im Verband
wie z.B. Grundstücks- und Pachtverträge,
Wartungsverträge, Kooperationsverträge,
Ingenieurverträge durch
eine zentrale Datenhaltung im DMS
zeit- und ortsunabhängig zu speichern
und damit schnell im Zugriff zu haben.
Im weiteren bietet das
System durch Recherchemöglichkeiten
und
durch die automatische
Generierung von
Wiedervorlageterminen
in Abhängigkeit
von Vertragslaufzeiten
den Mitarbeitern ein
geeignetes Hilfsmittel,
Verträge effektiver zu
verwalten, um beispielsweise
rechtzeitig
Vertragsänderungen
aufgrund von Kündigungsfristenvorzunehmen.
Die Fachbereiche Controlling,
Revision und
Recht werden mit diesem
Hilfsmittel in die
Lage versetzt, Prüfungen
von Vorgängen
schneller durchzuführen.
Gleichzeitig wird mit der Einführung eines
Vertragsmanagement eine Transparenz
der Vertragslage hinsichtlich
Vertragsinhalte, Fristen und Aktualität
geschaffen, so dass weitere Optimierungen
in der Vertragsgestaltung wie
die Beseitigung von Redundanzen und
veralteten Vertragsklauseln vorgenommen
werden können.
Im weiteren können durch die Verknüpfung
des DMS an das SAP-System
Vertragsinhalte von Darlehensverträgen,
Rahmenverträgen und Kooperationsverträgen
zusätzlich im SAP-System
angezeigt werden.
3. Weiteres Vorgehen und
Ausblick
Auch im Jahr 2005 ist geplant, das Dokumentenmanagementsystem
für wei-
Datenverarbeitung 91
tere Geschäftsabläufe auszubauen.
Konkret soll der Geschäftsverkehr mit
den Mitgliedern (Beitragsakten, Abrechnungen,
allg. Schriftverkehr), die
Abwicklung von Anfragen und Stellungnahmen
und die Geschäftsprozesse
für die Niederschlags- und Abwasserabgabe
über das System abgebildet
werden.
Dabei werden die Ziele verfolgt:
■ durch die zentrale Ablage eine Transparenz
hinsichtlich der Abläufe und
Inhalte zu schaffen und
■ durch eine effektivere Verwaltung
die Kosten zu reduzieren.
Elektronisches
Bearbeitungsprogramm
für Telefonrechnungen