Total-EPC-Book=180920

30 | การจัดการสัญญา
2. ก าหนดและวัด KPI การจัดการสัญญา
การตั้งค่าและวัด KPI การจัดการสัญญาเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าการจัดกานสัญญามีประสิทธิภาพเช่น
ไร และช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลนั้นกับผู้เกี่ยวข้อง ภายใน KPI เหล่านี้ยังช่วยให้สามารถระบุส่วนที่ไม่มี
ประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการสัญญา และพัฒนากลยุทธ์เพื่อปรับปรุงโดยลดความเสี่ยง ลดค่าใช้จ่ายที่
ไม่จ าเป็น หรือหาโอกาสข้อผิดพลาดในสัญญาข้อตกลงนี้
3. ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและการเข้าถึง
ฝ่ายกฎหมายและผู้จัดการสัญญาจะต้องหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความปลอดภัยของสัญญา และการ
เข้าถึง ผู้ใช้โปรแกรมการจัดการสัญญาจะต้องมีที่เก็บที่ปลอดภัยส าหรับสัญญาทั้งหมดและสามารถก าหนด
ระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นผู้ใช้และกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นจึงสามารถดูข้อมูลบาง
ประเภทได้ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมกฎหมายแบ่งปันความรับผิดชอบในการจัดการสัญญาโดยไม่สูญเสียการควบคุมใน
การเก็บข้อมูล
4. การติดตามก าหนดเวลาอนุมัติตามสัญญา
สัญญาที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการอนุมัติได้เร็วที่สุด เพื่อให้กระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพสูงสุด จ าเป็นต้อง
มีระบบในการตรวจสอบ การติดตามเวลาอนุมัติสัญญาจะช่วยให้เข้าใจวงจรของสัญญา และสามารถพิจารณา
ได้ว่าจ าเป็นต้องมีการปรับปรุงหรือไม่
5. การสื่อสารสัญญาอัตโนมัติ
เทคโนโลยีการจัดการสัญญาในทุกวันนี้ จะช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถจัดการกระบวนการท าสัญญาอัตโนมัติ
ได้หลายด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นที่เก็บบนคลาวด์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถก าหนดเวลาและ
ส่งการแจ้งเตือนสัญญาอัตโนมัติเฉพาะบุคคลได้โดยไม่ต้องใช้การแจ้งเตือนด้วยตนเองและอีเมลที่ไม่จ าเป็น
และด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยจ านวนมาก ท าให้ไม่จ าเป็นต้องส่งเอกสารแบบเดิมไปมาเพื่อการลงนาม โดยหัน
ไปใช้ตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสามารถด าเนินการทันที
6. ด าเนินการทบทวนการปฏิบัติตามปกติ
ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีกระบวนการจัดการสัญญาที่มีโครงสร้างที่ดี คือความสามารถในการปรับปรุงองค์กรให้
สอดคล้องกับกฎระเบียบทางอุตสาหกรรม โดยการตรวจสอบกฎระเบียบราชการและกฎหมายอื่น ๆ อย่าง
สม ่าเสมอ และท าให้มั่นใจว่าสัญญานั้นเป็นไปตามกฎหมาย สามารถป้องกันธุรกิจจากการผิดกฎหมายและถูก
ปรับได้ จึงจ าเป็นต้องตรวจสอบการปรับปรุงของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเป็นประจ า และตรวจสอบสัญญาที่ใช้
งานอยู่เพื่อพิจารณาว่าจ าเป็นต้องด าเนินการใดเพื่อให้สอดคล้องตามกฎหมาย
7. การคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
ธุรกิจและวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นจึงเป็นสิ่งส าคัญที่จะต้องคาดการณ์การ
เปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและปรับสัญญาให้สอดคล้องอยู่เสมอ หากธุรกิจเติบโตอย่างรวดเร็ว และทราบถึงความ
ต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงไปในระยะเวลาอันสั้น มากกว่าเพียงแค่ต่ออายุสัญญาส าหรับบริการที่มีอยู่
สัญญาออกแบบ จัดหา และก่อสร้าง ฉบับประสบการณ์