Inforsamfundet år 2000 - ePractice.eu

More documents

Recommendations

Info

http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000/clean.htm "genkendelseskode" i en række af borgernes relationer til myndighederne. I Arbejdsskadestyrelsen søger medarbejderne for eksempel på CPR-nummeret, så sagsbehandleren har mulighed for at skaffe sig viden om andre sager, den pågældende borger har været involveret i. Kunden får både en hurtigere og en mere sammenhængende sagsbehandling. I fremtiden får den enkelte borger måske endda direkte adgang til dele af institutionens databaser. Opblødning af faggrænser Den nye teknologi betyder opblødning af fastlagte faggrænser. Sagsbehandlerne arkiverer materiale og overtager dermed ét af kontorpersonalets områder. Journalen og skrivestuen kan blive et overstået kapitel, så mange af kontorpersonalets jobfunktioner forsvinder. Tendensen bliver, at institutionerne ansætter flere akademikere og færre sekretærer. Til gengæld får kontoruddannet personale - via den effektive adgang til information - mulighed for at sagsbehandle mindre komplekse sager. Genbrug af data Når først en række data er lagret i databasen, kan de genbruges gang på gang i nye sammenhænge. Medarbejderne slipper for at skulle skrive informationer ned, som allerede befinder sig i databaserne. Via tekstbehandlingssystemer har brugerne af systemet hele tiden muligheden for til stadighed at hente dokumenter (det kan også være billeder, grafik osv. i andre programmer) og redigere i dem. I korrespondencen mellem to institutioner får medarbejderne f.eks. hyppigt brug for flere gange at arbejde med det samme projekt, og hertil er det tidsbesparende med genbrug af data. Erhvervsministeriet har således succes med denne arbejdsgang. Her producerer medarbejderne tekster, som kommer til høring såvel internt som eksternt. Ofte retter mange forskellige mennesker i teksten, men med edb som redskab behøver sekretærerne ikke at skrive teksten om igen. Den elektroniske postkasse PC-netværket er nøglen til hurtigere og mere effektiv kommunikation såvel internt som eksternt. Den enkelte medarbejder sender post via sin PC til en elektronisk postkasse, hvorefter modtageren umiddelbart kan hente sin post. En elektronisk postkasse er væsentlig hurtigere end en telefax. Posten kan også sendes ud af huset, hvis den eksterne modtager er forbundet til den samme elektroniske postkasse, som afsenderen sender fra. I den papirløse institution skanner kontormedarbejdere umiddelbart al ny post ind på edb, og brevene er dermed arkiveret. Herefter har enten alle medarbejdere - eller kun få udvalgte modtagere - adgang til posten, alt efter hvilket system organisationen ønsker at benytte. Undervisningsministeriet benytter sig eksempelvis af elektronisk post, da ministeriet er delt på fem forskellige adresser i København. De fem enheder holdes sammen via edb. Styr på tiden En elektronisk kalender er en af PC-netværkets mange sidegevinster. Kalenderen kan være personlig eller åben for enhver, så alle medarbejdere har mulighed for at se kalenderens indhold og eventuelt booke møder ind. For folk, som arrangerer møder, er den elektroniske kalender en stor hjælp til at få et overblik over, hvornår http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000/clean.htm (90 of 244) [11/08/2005 17:29:29]
http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000/clean.htm mødedeltagerne kan samles. Mulighederne for at udnytte PC-netværket til en mere fleksibel og effektiv arbejdsgang er mange, men rent faktisk går det trægt for mange offentlige institutioner med at opbygge og udnytte fremtidens kontor. Institutionerne udnytter ikke teknologien fuldt 94 pct. af alle statens institutioner har i dag PC-netværk; de fleste har købt udstyret efter 1990. Den helt papirløse organisation er dog stadig en vision. Flere steder tøver såvel ledere som personale med at bruge udstyret i fuldt omfang. De udviklingstrin, som danske statsinstitutioner befinder sig på, kan opdeles i fire: 1. Den traditionelle organisation Medarbejderne bruger PC'erne til f.eks. tekstbehandling og regneark. Journalisering og skriftlig kommunikation foregår ved hjælp af papir. 20-30 pct. af alle statsinstitutioner er stadig på dette stadium. 2. Den elektronisk kommunikerende organisation Medarbejderne bruger netværk til elektronisk post og kalender samt udveksling af dokumenter. Den elektroniske kommunikation har betydet en hurtigere ekspedition. De fleste statsinstitutioner er på dette stadium. 3. Den integrerede institution Medarbejderne lagrer selv sagerne i et elektronisk arkiv. Søgesystemer muliggør høj effektivisering. Få organisationer er på dette stadium. 4. Den papirløse organsation PC-netværket er rygraden i organisationen. Medarbejderne skanner og lagrer alle eksterne dokumenter elektronisk. Organisationen har sagstyringssystemer, som giver overblik og muliggør prioritering. Den papirløse organisation er fortsat en vision herhjemme, men enkelte institutioner er på vej til at realisere den. Eksempler er Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Socialministeriet samt Erhvervsministeriet. Sammenhæng mellem teknologi og organisation Mange mennesker tror, at den utilstrækkelige udnyttelse af PC-netværk er et problem, som professionelle systemudviklere må løse. Men problemet er ofte, at ledelsen ikke samtænker den nye teknologi med organisationen. Erfaringer viser, at ledelsesmæssig opbakning er alfa og omega for en effektiv udnyttelse af kontorteknologi. Ledelsen har til opgave at sætte en række mål for, hvad den nye teknologi skal bruges til - mål, som medarbejderne kan være med til at forfølge. Ledelsen må tage stilling til, hvilken type organisation og hvilke arbejdsopgaver den nye teknologi skal bruges til. Udgangspunktet er organisationens behov, og derefter må professionelle systemudviklere indrette teknologien. Edb-investeringens størrelse En PC-arbejdsplads med standardprogrammel koster typisk 60-80.000 kr. Dertil kommer udgifter til vedligeholdelse og brugeruddannelse. http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000/clean.htm (91 of 244) [11/08/2005 17:29:29]
Page 1 and 2:
Inforsamfundet år 2000 [Indholdsfo
Page 3 and 4:
Inforsamfundet år 2000 Rapport fra
Page 5 and 6:
Inforsamfundet år 2000 Forskningsm
Page 7 and 8:
Inforsamfundet år 2000 dan ISBN 87
Page 9 and 10:
http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
Page 17 and 18:
Page 19 and 20:
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
Page 25 and 26:
Page 27 and 28:
Page 29 and 30:
Page 31 and 32:
Page 33 and 34:
Page 35 and 36:
Page 37 and 38:
Page 39 and 40:
Page 41 and 42:
Page 43 and 44:
Page 45 and 46:
Page 47 and 48: http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000
Page 97: http://www.fsk.dk/fsk/publ/info2000
Page 149 and 150:
Page 151 and 152:
Page 153 and 154:
Page 155 and 156:
Page 157 and 158:
Page 159 and 160:
Page 161 and 162:
Page 163 and 164:
Page 165 and 166:
Page 167 and 168:
Page 169 and 170:
Page 171 and 172:
Page 173 and 174:
Page 175 and 176:
Page 177 and 178:
Page 179 and 180:
Page 181 and 182:
Page 183 and 184:
Page 185 and 186:
Page 187 and 188:
Page 189 and 190:
Page 191 and 192:
Page 193 and 194:
Page 195 and 196:
Page 197 and 198:
Page 199 and 200:
Page 201 and 202:
Page 203 and 204:
Page 205 and 206:
Page 207 and 208:
Page 209 and 210:
Page 211 and 212:
Page 213 and 214:
Page 215 and 216:
Page 217 and 218:
Page 219 and 220:
Page 221 and 222:
Page 223 and 224:
Page 225 and 226:
Page 227 and 228:
Page 229 and 230:
Page 231 and 232:
Page 233 and 234:
Page 235 and 236:
Page 237 and 238:
Page 239 and 240:
Page 241 and 242:
Page 243 and 244:
Page 245 and 246:
Page 247 and 248:
Page 249 and 250:
Page 251 and 252:
show all

Inforsamfundet år 2000 - ePractice.eu

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?