Prozessorientierte Organisationsentwicklung in einem KMU

Schlussfolgerungen
10.2. Erklärung
Die im Prozessablauf entdeckten Schwachstellen werden nachfolgend erklärt.
10.2.1. Mangelnde Aufgabenteilung
Die beiden Schwachstellen Auswahl des Pannenhelfers und Disposition der
Transportaufträge deren Folgen als „sehr gravierend“ eingestuft wurden sind v. a.
auf die mangelnde Aufgabenteilung zurückzuführen. Es fehlt eine klare Zuständigkeit
einer oder zwei Personen für eine bestimmte Aufgabe, in diesem Fall die Annahme
von Pannen-, Unfall- oder Transportaufträgen.
Grundsätzlich ist es nicht möglich, dass die für eine Aufgabe zuständige Person 68
alle Telefonate und Faxe selbst entgegennimmt. Zwangsweise nehmen deshalb
auch andere, nicht dafür zuständige Personen diese Information entgegen. Das
Problem besteht jetzt darin, dass die erhaltenen Informationen wie Aufträge und
Anfragen nicht zusammenlaufen und somit koordiniert werden können. Jeder der ein
Telefonat entgegennimmt arbeitet entweder fast schon autonom oder muss sich
zuerst mit mehreren Personen besprechen, bevor er handeln kann. Die per Fax
eingehenden Transportaufträge wandern direkt in den dafür vorgesehenen Ordner 69
ohne dass die Position und der Ladezustand der eingesetzten Transportmittel
nachgeprüft und bei günstigen Bedingungen der Auftrag weitergegeben wird.
10.2.2. Mangelnde Dokumentation
Vor allem die Schwachstelle 3 Beratung/Information der Kundschaft ist auf die
mangelnde Dokumentation zurückzuführen. Dass der daraus entstehende mögliche
Imageschaden „nur“ als „gravierend“ eingestuft wird liegt daran, dass dieser Makel
durch die Qualität der Folgeprozesse 70 meist wieder aufgefangen werden kann. Das
Fehlen umfassender, verlässlicher und aktueller Nachschlagewerke, welche die
Bedingungen der Auftrag gebenden Organisationen und die der HPG regelt,
verunsichert die betroffenen Personen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit und führt
deshalb mehrmals täglich zu Rückfragen und Absicherungen beim Unternehmer.
68 Einsatzleitung Pannen- und Unfallhilfe/Disposition der Transportaufträge.
69 Die eingegangenen Faxe mit den Transportaufträgen werden jeden Abend vom Unternehmer selbst
disponiert.
70
Pannen- oder Unfallhilfe, Transport oder Kranarbeit.
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