Prozessorientierte Organisationsentwicklung in einem KMU

Konzeptionelle Grundlagen
4.2.5.2. Visualisierung von Prozessen
Nach Scholz/Vrohlings (1994: 42) ist das primäre Ziel der Prozessdarstellung die
Prozessabläufe den beteiligten Managementebenen und unmittelbar betroffenen
Mitarbeitern transparent zu machen. Die Aufgabe der Prozessdarstellung ist nicht die
Aufzählung von Arbeitsschritten. Sie soll einen Anstoss geben, über Ablaufstrukturen
und die etablierte Aufbauorganisation nachzudenken. Sie erfüllt u. a. folgende
Voraussetzungen für eine wirksame Prozessarbeit (vgl. Scholz/Vrohlings 1994: 40
f.):
• Die Schaffung von Ablauftransparenz durch die graphische Darstellung
erlaubt das Aufspüren kritischer Bereiche und kann so zur Eliminierung von
Schwachstellen beitragen.
• In Anlehnung an die Prozessstruktur ist nun eine Verantwortungszuweisung
nach prozessualen Aspekten möglich. Dadurch ist die künstliche Trennung
zwischen Aufbau- und Prozessorganisation vermeidbar und die Verantwortung
kann für den kompletten Prozessablauf in eine Hand gelegt werden.
• Mit der Definition eines strukturierten Messsystems können Schwachstellen im
Prozessablauf neben der Ablaufanalyse auch mittels Indikatoren wie Zeit,
Qualität, Prozesskosten und Kundenzufriedenheit festgestellt werden.
• Prozessvisualisierung ist die Grundlage für ein besseres Verständnis des
Unternehmensgeschehens und fördert eine Abteilungsübergreifende
Zusammenarbeit. Die Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern wird so in
bedeutendem Masse unterstützt und vereinfacht.
Der Vorteil der Visualisierung gegenüber der textlichen Darstellung liegt darin, dass
der Betrachter schnell einen Überblick über die Geschäftsprozesse erhält. Nachteilig
dagegen ist die Tatsache, dass eine graphische Darstellung die Realität nur reduziert
wiedergeben kann (vgl. Griese/Sieber 1999: 43).
Der Detaillierungsgrad der Darstellung folgt den Informationsbedürfnissen der
beteiligten Mitarbeiter und Manager. Zudem sollte die Darstellung von
Prozessabläufen möglichst kurz und prägnant gestaltet werden. Eine einheitliche
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