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Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2008Resultados, Observaciones y Acciones PromovidasResultado Núm. 1Sin ObservacionesCon la finalidad de emitir una opinión sobre la existencia y suficiencia de los sistemas de controlinterno, evaluar la calidad de la gestión gubernamental y la efectividad de los procedimientos, políticasy sistemas implementados para identificar y administrar los principales riesgos que pueden afectar elcumplimiento de los objetivos y resultados del Fondo de Aportaciones para la Educación Básica yNormal (FAEB), en el Instituto de la Educación Básica del Estado de Morelos (IEBEM), y coadyuvar aque éste cuente con controles eficaces y eficientes, se aplicaron cuestionarios de control interno a losresponsables de los procesos de integración de la matrícula escolar, catálogo de centros de trabajo,nóminas y pagos, cuyas respuestas fueron valoradas durante los trabajos de auditoría. Los principalesresultados son los siguientes.Fortalezas:- El Departamento de Estadística, que pertenece a la Dirección de Planeación Educativa en el IEBEM,cuenta con un jefe responsable del departamento; sus funciones y organización están correctamenteestablecidas en el “Manual de Organización, Políticas y Procedimientos” y sus anexos.- Existe el “Manual de Operación del Sistema Interactivo Descentralizado de Estadística Continua(SIDEC)”, dividido en tres módulos: Concentración y Explotación de la Estadística Educativa; Captura yValidación de la Estadística Educativa; e Impresión para la información de los formatos 911 y centrosde trabajo, para ser publicado mediante el reporte “Las Grandes Cifras de la Educación”.- El Departamento de Estadística se encarga de los cuestionarios estadísticos 911, a través de lasjefaturas de Departamento o Coordinaciones de cada nivel. Se requisita a inicio y fin de cursos,conforme a sus instrucciones que están en el reverso de cada hoja, el reporte se verifica contra losformatos 911 y concentrados de zona, para su captura en el SIDEC, posteriormente, el SIDEC generauna lista de faltantes, para validarlo en el Batch del sistema, para que se termine y envíe a la SEP enel plazo señalado.- El proceso de nóminas sigue un orden y verificación con intervención de la Dirección de Administracióny la Dirección de Personal y Relaciones Laborales responsables de la nómina; ambas direccionestrabajan de manera conjunta para captura, registrar cancelaciones, efectuar correcciones y expedir loscheques para el pago.- El proceso de pago está a cargo del Departamento de Pagos, quien entrega los cheques a losresponsables de la zona a su cargo, los revisan, concilian contra la nómina y resguardan la evidenciadel pago, que es la firma en las nóminas o recibos de pago.8
Morelos- El IEBEM tiene implementado el Sistema de Gestión de la Calidad, mediante el cual practican lasrevisiones a sus procesos respecto de cada una de las Direcciones, éste cumple con los requisitos dela norma ISO 9001:2008. Asimismo, cuenta con su Manual de la Calidad, que establece losprocedimientos para elaboración y control de documentos y registros.Debilidades:- El catálogo de centros de trabajo se captura por los responsables de cada nivel, se revisa por el Jefede Departamento y se autoriza por el Director de Planeación Educativa; sin embargo, los movimientosque presenta no son notificados a la Dirección de Administración, lo que ocasiona que se presentenpagos posteriores a bajas o trabajadores no localizados.- La Dirección de Administración, la Dirección de Personal y Relaciones Laborales y la oficina de archivotienen el control de la base de datos, tarjetas kardex y expedientes de personal, sin embargo, existendeficiencias en la actualización oportuna de los movimientos de personal (alta, baja, cambio deadscripción, corrección de datos, promociones), a pesar de que dicho procedimiento está establecidoen el sistema de gestión de la calidad (proceso de validación y captura de movimientos de personal).- El departamento de Programación y Presupuesto en el ejercicio de los recursos no ejecuta el total delos recursos, por lo que carece del control para determinar la aplicación del remanente correspondientea 2008. Asimismo, los intereses generados son reducidos debido a que invierten sólo parte del recursodisponible para inversión y éstos son enviados a la cuenta de Ingresos Propios y de ahí se envían a lacuenta de Gastos de Operación Estatal en donde se ejecutan.La evaluación obtenida de la aplicación de los cuestionarios de control interno y de la revisión de laoperación de los servidores públicos dio como resultado que el Instituto de la Educación Básica delEstado de Morelos, en el desempeño de sus funciones, no cuenta con los controles suficientes paralas operaciones que se realizan con los recursos del Fondo de Aportaciones para la Educación Básicay Normal (FAEB), así como para brindar información suficiente, clara y oportuna de los productosfinancieros.Al respecto, el Instituto de la Educación Básica del Estado de Morelos (IEBEM) mencionó que elcatálogo no es capturado por los responsables de cada nivel, sino por el jefe del departamento deestadística, y quien lo revisa y autoriza es el Director de Planeación Educativa; que la Dirección dePersonal y Relaciones Laborales, en coordinación con la respectiva oficina de archivo, tiene el controlde la base de datos, las tarjetas kárdex y los expedientes de personal; que las actualizaciones que serealizan en el catálogo de centros de trabajo son notificados por la Dirección de Planeación Educativaal área educativa del que depende el centro, a la Subdirección de Informática y a la Dirección dePersonal. Además, señaló que para corregir las deficiencias se incluyó en el Sistema de Gestión deCalidad el procesos de actualización de centros de trabajo, y se estableció un acuerdo entre la9
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