Jaarverslag 2010 - Dexia.com

Beheersverslag
Geconsolideerde
jaarrekening
Aanvullende inlichtingen Jaarrekening
Verklaring inzake corporate governance
54
Dexia Jaarverslag 2010
Daarna werken de geauditeerden actieplannen uit, die met de
audit besproken worden. Elk actieplan wordt uitgewerkt door
een operationele medewerker die er verantwoordelijk voor is en
de vervaldatum vastlegt. De audit duidt voor alle aanbevelingen
aan hoe kritiek ze zijn. Ten slotte wordt aan elk geauditeerd
proces een rating toegekend die de mate van risicobeheersing
aangeeft. Tijdens de hele opdracht wordt een permanente en
constructieve dialoog op gang gebracht met de rechtstreekse
geauditeerden en het management. Vervolgens wordt elk verslag
voorgelegd aan het directiecomité, dat zich uitspreekt over
de aanbevelingen, de actieplannen en hun termijn;
• follow-up van de aanbevelingen: voor elke opdracht worden
aanbevelingen gedaan die leiden tot actieplannen die worden
vastgelegd door de geauditeerden, waarbij ze zich verbinden tot
een uitvoeringsdatum. De bedoeling van die actieplannen is de
door de audit blootgelegde zwakke punten te verbeteren en zo
te komen tot een beter internecontrolesysteem. De uitvoering
van elk actieplan is het voorwerp van een geregelde follow-up
door de audit op basis van een voortgangsstaat en van bewijsstukken
die worden meegedeeld door de geauditeerde chefs.
De interne audit houdt een database bij van alle aanbevelingen
die werden gedaan in het kader van een auditverslag en werkte
een homogene procedure uit voor de follow-up van de implementatie
van die aanbevelingen.
3. Monitoring
Tweemaal per jaar legt de auditor-generaal van Dexia NV aan
het auditcomité en/of de raad van bestuur een verslag voor
over de activiteiten van de interne audit. Dat verslag omvat een
samenvatting van de belangrijkste vaststellingen van de auditopdrachten,
een becommentarieerde stand van zaken over de
verwezenlijkingen van de auditplannen, onder meer als er grote
verschillen worden vastgesteld ten opzichte van de planning,
alsook een beoordeling over het afdoende karakter van de werkmiddelen
(vanuit een kwalitatief en kwantitatief oogpunt).
Ter ondersteuning van het follow-upproces van de aanbevelingen
wordt aan de directiecomités van de diverse entiteiten van
de Groep een halfjaarlijkse stand van zaken gegeven over de
actieplannen in verband met de auditaanbevelingen, waarin de
eventuele vertragingen in de uitvoering van de actieplannen die
tegemoetkomen aan de aanbevelingen, aan bod komen.
Eind januari 2010 werd een nieuwe tool voor de follow-up van
de aanbevelingen met succes in gebruik genomen. Met die tool
kunnen de auditors en de geauditeerden permanent gegevens
uitwisselen over de evolutie van de actieplannen die tegemoetkomen
aan de aanbevelingen van de audit. Het is de bedoeling
de tool in 2011 ook te gebruiken in de dochterondernemingen
van de groep Dexia en er de aanbevelingen van de regelgevende
instanties in op te nemen.
Opleidingen
Naast de opleidingen die door HRM worden georganiseerd,
werd er ook een voor de audit specifiek opleidingsplan ingevoerd.
Dat plan omvat diverse opleidingstrajecten die moeten
worden gevolgd afhankelijk van de rol en de ervaring van de
auditor. Bovendien kan op het vlak van de controle over de
menselijke risico's, de organisatie van de interne audit in shared
service centers de activiteiten van de Groep beter bestrjiken door
iets te doen aan het risico op een gebrek aan middelen (zowel
kwalitatief als kwantitatief), en tegelijkertijd garant staan voor
het vereiste reactievermogen in noodgevallen.
Plannen voor 2011
In 2011 zullen de correspondenten een nog groter deel van hun
tijd moeten besteden aan de follow-up van de risico’s van het
domein waarvoor ze verantwoordelijk zijn (met inbegrip van de
follow-up van de actieplannen die tegemoetkomen aan de aanbevelingen
van de interne audit, de regelgevende instanties en
de revisoren) dan in 2010. Zodoende wil de support line Interne
audit bovenop de uitvoering van opdrachten waarmee nieuwe
risico’s kunnen worden geïdentificeerd, duidelijk de nadruk leggen
op een versterkte follow-up van de acties die met de geauditeerden
tijdens vorige opdrachten waren overeengekomen en
die de risico's die in het verleden werden geïdentificeerd, moet
verhelpen. Dat systeem moet, wanneer dat noodzakelijk is, een
alarmprocedure in werking stellen bij het management over
zwakke punten die omvangrijk en duurzaam zouden blijken te
zijn.
In 2011 staan diverse projecten inzake methodologie op het
programma, zoals:
• de herziening van het audituniversum. Bij die nieuwe herziening
zal rekening worden gehouden met het hervormingsplan,
alsook met alle organisatorische wijzigingen en bewegingen
van de daarbij betrokken medewerkers. Die herziening van het
universum zal een impact hebben op de tool voor de follow-up
van de aanbevelingen;
• de totstandkoming van een degelijkere reportingtool over de
voortgang van de actieplannen i.v.m. de aanbevelingen, een
tool die ter beschikking zal staan van zowel de auditors als de
geauditeerden. Met die tool zullen de support line Interne audit
en de operationele support lines gezamenlijk kunnen zorgen
voor de reporting. De tool zal vermoedelijk eind 2011 in gebruik
worden genomen;
• de herziening van de intranetsite van de support line Interne
audit met meer gedetailleerde regels voor het toegangsbeheer.
In een eerste fase zal de support line Audit dankzij die site kunnen
beschikken over alle nodige informatie over de auditmethodologie,
maar wordt het ook mogelijk alle auditverslagen, alsook
de belangrijke documenten van alle afzonderlijke fasen van een
auditopdracht op één plaats bijeen te brengen. In een tweede
fase zal die site kunnen leiden tot een automatisering van de
workflows van elke auditopdracht en dus kunnen zorgen voor
de automatische berekening van de prestatie-indicatoren over
de goede werking van de support line;
• een auto-evaluatie van de interne audit volgens de Quality
Assurance Review-normen van het Instituut voor Interne Auditors,
ter voorbereiding van een externe validering door een
onafhankelijke instantie. Die werkwijze wordt aanbevolen door
internationale normen.
Activiteiten in 2010
Een groot deel van het auditplan van de groep Dexia nam de
vorm aan van “transversale opdrachten”, d.w.z. opdrachten die
gezamenlijk plaatsvonden bij Dexia NV en in de operationele
entiteiten van de Groep (Dexia Crédit Local, Dexia Bank België,
Dexia Banque Internationale à Luxembourg en DenizBank), alsook
in een aantal van hun dochterondernemingen/bijkantoren,
afhankelijk van de onderwerpen. In 2010 hadden die opdrachten
voornamelijk betrekking op het risicobeheer, de support lines
Finance, Balansbeheer, Operations and IT en ook op de marktactiviteiten.
De andere ondersteunende functies zijn eveneens
het voorwerp van geregelde opdrachten.