Administrative servicecentre i staten (pdf) - Statens Administration

Kapitel 5
Rejser
Rejseadministration er et lille administrativt område. Derfor er det vanskeligt at opnå
en tilstrækkelig volumen til at opnå højere produktivitet og større faglige miljøer.
Der er ofte få medarbejdere på området – kvarte og halve årsværk – og dermed er
der en stor sårbarhed ved sygdom, fravær og personaleomsætning og lignende.
Med en større samlet enhed bliver der et større fagligt miljø, hvor der i højere grad
er mulighed for at fokusere på medarbejdernes faglige udvikling, deres kompetencer
og udviklingsbehov samt sikre en større fleksibilitet. Det er vurderingen, at den
faglige kvalitet vil blive højere og mere professionaliseret ved en samling af opgavevaretagelsen.
Det betyder en lettere hverdag for de administrative medarbejdere
og en kvalificeret rådgivning og servicering af kunderne.
Set fra den rejsendes synsvinkel anbefales der fremover en enstrenget indgang
til rejserelaterede spørgsmål. Der er kun ét sted, den rejsende skal henvende sig.
Dertil kommer, at håndteringen bliver ensartet, og ved omrokeringer vil det
være det samme rejsesystem og procedurer, den rejsende møder, uanset hvor man
arbejder i den statslige sektor.
Da de rejseadministrative opgaver i dag ofte varetages som biopgaver, er der
forholdsvis få dedikerede rejsemedarbejdere. Derfor anbefales det, at rejseadministrationen
standardiseres, systemunderstøttes, og at der gennemføres
et udbud af såvel systemunderstøttelsen som et tjenesteydelsesudbud af
rejsebestillingen og den individuelle rejseadministration, således at driftsopgaven
fremover varetages af en ekstern leverandør.
5.1 Beskrivelse af den nuværende situation på rejseområdet
I det følgende er der en beskrivelse af den nuværende situation på rejseområdet
og en generel introduktion af opgaver, ressourcer, effektivitet, centraliseringsgrad
og it­understøttelse.
Generel introduktion
Rejseadministration er en tværgående servicefunktion, der servicerer institutionens
eller ministerområdets ledelse og medarbejdere i forbindelse med tjenesterejser.
Rejseområdet er et relativt snævert fagområde, men med en del eksterne relationer
til kunder (rejsende), til forskellige dele af den interne økonomistyring samt til
eksterne rejsebureauer og rejseleverandører.
Området er kendetegnet ved, at det i dag administreres temmelig forskelligt rundt
om i centraladministrationen. Et fælles træk er dog, at det er et område, der
ikke hidtil har været genstand for særlig udbredt opmærksomhed i forhold til
effektivisering og digitalisering af processer og arbejdsgange.
De centrale aktører på rejseområdet er den rejsende, rejsebestilleren, rejseadministratoren
og den betalende virksomhed.
104 ADMINISTRATIVE SERVICECENTRE I STATEN