Administrative servicecentre i staten (pdf) - Statens Administration

KAPITEL 8 Implementering
Der kan overordnet identificeres en række indsatsområder, hvor der vil være
aktiviteter i hver fase, og hvor der vil være en tæt involvering af ministerierne:
1. Generel projektledelse (planlægge implementeringsforløb i samarbejde med
ministerierne, sikre fremdrift, følge op på milepæle).
2. Organisering (implementeringsorganisationer etableres, der etableres styregrupper
og andre koordinerende fora og styringsmekanismer).
3. Centerfaciliteter (lokaler til de nye centre skal identificeres og gøres parate).
4. It-transformation (nye it-systemer skal anskaffes og tilpasninger af andre systemer
skal gennemføres).
5. Procesændringer (arbejdsgange optimeres og standardiseres, SLA’er udvikles).
6. Opdatering af økonomi (fokus på at gevinster realiseres, udmøntning
af implementeringsmidler).
7. Medarbejderforhold og ledelse (medarbejdere, der skal flytte over til de nye centre,
identificeres og overflyttes, en ny ledelsesstruktur er på plads og nye ledere er
udpeget eller rekrutteret).
8. Kommunikation (kommunikationsmateriale udarbejdes og kommunikationsaktiviteter
gennemføres).
Kerneaktiviteterne i de enkelte faser gennemgås nedenfor.
Fase 1 – implementeringsforberedelse
Efter en politisk beslutning om igangsættelse vil første skridt i det videre arbejde
være en implementeringsforberedelse på hvert område. De centrale leverancer og
aktiviteter i forberedelsesfasen er:
• Detailplanlægning af det samlede implementeringsforløb med en konkretisering
af tidsplanen for det videre arbejde.
• Involvering og dialog med de enkelte ministerområder, herunder
a) Udarbejdelse af en konkret køreplan per ministerområde.
b) Afholde af kick-off møder med alle ministerområder og udarbejdelse af
informationsmateriale til brug i de enkelte ministerier, implementeringsorganisationer
og til programmet samlet set.
c) Etablering af en projektorganisation per ministerområde. Projektorganisationen
skal – i samarbejde med implementeringsorganisationerne i Økonomistyrelsen,
Personalestyrelsen og Skatteministeriet, sikre, at ministerområdets aktiviteter
koordineres således at der for ministerområderne udarbejdes så smidige
182 ADMINISTRATIVE SERVICECENTRE I STATEN