Administrative servicecentre i staten (pdf) - Statens Administration

KAPITEL 5 Rejser
Den anden del af rejseafregningen varetages sammen med øvrige regnskabs­
og bogholderiopgaver og består i endelig kontrol samt udbetaling, indberetning til løn
samt bogføring.
Rejseadministration er et relativt begrænset område, og det er forholdsvis få medarbejdere,
der arbejder fuldtids med rejseopgaver. Ofte vil rejserelaterede opgaver
være en blandt mange andre servicerende opgaver. Derfor er der heller ikke tradition
for at se på rejser og rejseadministration som et selvstændigt administrationsområde
i de statslige institutioner. Rejser ses gerne som et element af indkøbspolitikken eller
som en del af den generelle økonomistyring og økonomiadministration.
I et indkøbsperspektiv handler rejser om de priser og vilkår, som staten vil have ved
at samle sine indkøb hos få private leverandører. Dette arbejde er forankret i indkøbssekretariatet,
SKI­aftalekomplekset og i de lokale indkøbspolitikker. Hvorvidt rejser
og indkøb er en del af ministerområdernes indkøbspolitik vil blandt andet være
afhængig af, i hvilket omfang rejsekøb og rejseadministration er en central
og væsentlig del af ministerområdets aktiviteter.
I et økonomistyringsperspektiv har rejseadministration typisk været en af de
almindelige økonomiadministrative opgaver. Omfanget af rejseadministrationen
er blandt andet afhængig af, hvilken model den enkelte institution bruger i forhold
til rejseadministration og den interne økonomistyring.
Når en tjenesterejse er afsluttet, skal der udarbejdes et rejseregnskab, og der er to
forskellige metoder for tilrettelæggelsen af dette arbejde. 20 Den traditionelle metode
består i, at den rejsende udformer en samlet afregning, når tjenesterejsen er afsluttet,
det vil sige, når alle bilag til transport, overnatning, måltider, betalingskort og andet
er på plads. Denne afregningsform opfattes af mange institutioner som besværlig og
arbejdskrævende.
I stedet for at udarbejde en samlet rejseafregning kan institutionen vælge at
foretage en løbende afregning i takt med, at regningerne fra rejsen modtages.
Ved denne metode undgår institutionen at skulle holde styr på samtlige udgiftsbilag.
Til gengæld bliver samtlige bilag ikke samlet i én afregning, og overblikket over de
samlede udgifter til en given rejse må derfor i stedet etableres via den interne
kontoplan, fortløbende nummerering af rejserne eller andre løsninger.
Hvorvidt den enkelte institution vælger den ene eller den anden metode afhænger
af, hvad den finder mest enkelt og hensigtsmæssigt, og hvad der bedst opfylder
institutionens konkrete styringsbehov. Men det er vurderingen, at det er den
traditionelle metode, der mest udbredt i de statslige virksomheder.
Den samlede opgaveoversigt fremgår af tabel 5.1.
20 Økonomistyrelsen, 2005, ”Om udarbejdelse af rejseafregninger”
106 ADMINISTRATIVE SERVICECENTRE I STATEN