Administrative servicecentre i staten (pdf) - Statens Administration

KAPITEL 5 Rejser
Serviceaftaler og kvalitetsmål i dag
Det er kun få af de administrative fællesskaber, der har formuleret SLA’er,
der direkte dækker det rejseadministrative område.
En gennemgang af nogle af de eksisterende SLA’er, der findes på rejseområdet, viser,
at der arbejdes med faste leverancebeskrivelser koblet med krav til kvalitet. Det er
således beskrevet, hvilken ydelse fællesskabet leverer, og hvilke forudsætninger der
skal være opfyldt for at leverancen kan ydes (typisk krav til den rejsendes aflevering
af rejsebestilling).
Det mest typiske kvalitetskrav er frist for fællesskabets afslutning af rejseafregning
– eksempelvis ti dage efter modtagelse af medarbejderes afregningsudkast med bilag.
It-understøttelse
Der er stor variation i, hvor veludbygget systemunderstøttelsen er i forhold til
kerneprocesserne rejsebestilling og rejseafregning i de enkelte institutioner.
Rejseområdet bliver i dag systemunderstøttet på forskellig vis. Systemunderstøttelsen
afspejler en række snitflader. Det er på den ene side rejsebestillingen og rejseafregningen,
som er interne arbejdsgange, og på den anden side selve rejsebookingen,
der typisk sker i et eksternt rettet system. Dertil kommer integrationen med løn­
og økonomisystemerne.
Rejsebookingen foregår ofte gennem et rejsebureau enten som en digital booking,
hvor rejsemedarbejderen selv har adgang til rejsebureauets bookingsystem, eller
som en manuel proces, hvor rejsebureauet selv foretager bookingen på baggrund
af telefondialog med rejsemedarbejderen eller den rejsende.
Rejseafregning understøttes i forskellig grad. Forsvarets SAP­løsning er et eksempel
på den mest dækkende, men dog ikke fuldstændige systemunderstøttelse. I den
anden ende af skalaen findes ministerområder, der er tæt på rene manuelle arbejdsgange
kun understøttet af egenudviklede løsninger i Excel og lignende.
5.2 Foreslået løsning på rejseområdet
Nedenfor beskrives den anbefalede løsning på rejseområdet, og der argumenteres
for valget af model, for så vidt angår antal centre, ejerskab, opgavesplit og it­understøttelse
og alternative scenarier.
Løsning kort
Der etableres én samlet rejseadministrationsenhed, som varetager alle rejsebestillingsopgaver
for samtlige ministerier samt den individuelle del af rejseafregningsopgaven.
ADMINISTRATIVE SERVICECENTRE I STATEN
113