Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
Umsetzungsaufgaben bezogen auf die geförderten Projekte und Begünstigten:
Hinweis: Die Projektförderung ist an die ZGS delegiert. Trotzdem ist die Verwaltungsbehörde,
vertreten durch die dazu beauftragte Technische Hilfe ESF, regelmäßig und also in 100%
aller Fälle, einbezogen in:
- die Antragsprüfung (nach Antragsprüfung der ZGS und vor Bewilligung durch die
ZGS);
- die Prüfung der Zwischenberichte (nach erfolgter Beleg- und Berichtsprüfung durch
die ZGS und vor Aufnahme in eine Ausgabeerklärung);
- stichprobenweise Vor-Ort-Kontrollen.
1. Hilfestellungen bei der konkreten Antragstellung
o Überprüfung der Anträge auf Vollständigkeit, Plausibilität der Kalkulation und Einhaltung
der ESF- und Landesrichtlinien
o Erstellen der Antragsprüfungsvermerke
o projektbezogene Beratung und Information der zuständigen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen
und der Begünstigten
2. Sicherstellung, dass die zu finanzierenden Vorhaben nach den für das OP geltenden
Kriterien ausgewählt werden und während ihrer Durchführung stets den geltenden gemeinschaftlichen
und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften entsprechen
3. Vergewissern (auch durch Vor-Ort-Kontrollen), dass die kofinanzierten Wirtschaftsgüter
und Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht und die im Zusammenhang mit Vorhaben
von den Begünstigten geltend gemachten Ausgaben tatsächlich und im Einklang mit den
gemeinschaftlichen oder einzelstaatlichen Rechtsvorschriften getätigt wurden
4. Gewährleisten der elektronischen Aufzeichnung und Erfassung von Buchführungsdaten
zu jedem im Rahmen des OP durchgeführten Vorhaben sowie die Gewährleistung der
Erfassung der erforderlichen Durchführungsdaten für Finanzverwaltung, Begleitung,
Überprüfungen, Prüfungen und Bewertung
5. Sicherstellung, dass die Begünstigten und die sonstigen an der Durchführung der Vorhaben
beteiligten Stellen unbeschadet der einzelstaatlichen Buchführungsvorschriften
entweder gesondert über alle Finanzvorgänge der Vorhaben Buch führen, oder für diese
einen geeigneten Buchführungscode verwenden
6. Gewährleisten, dass jegliche Form der öffentlichen Förderung, die durch dieses Programm
veranlasst wird, die bestehenden Regeln im Bereich der Staatsbeihilfen und alle
diesbezüglichen Verfahren, die zum Zeitpunkt der Gewährung der Mittel Gültigkeit haben,
berücksichtigen. Die Verwaltungsbehörde trägt dafür Sorge, dass betroffene Projektpartner
entsprechend informiert sind und überprüft die Einhaltung der relevanten Bestimmungen
7. Berichtsbearbeitung (Prüfung der finanziellen Abrechnung und der beantragten Finanzierung
– ohne Belegprüfung)
a. Standardisierung des Bearbeitungsfortganges der Projektabrechnungen
b. Fortgangskontrollen; Registrierung des Bearbeitungsstatus (unvollständig und vollständig)
c. Standardisierung und Speicherung aller im Abrechnungsformular erwähnten Daten
als Grundlage für die Bewirtschaftung der Fördermittel
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 17 von 206