Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Informationssystem
Die Bearbeitungszustände/-phasen der Projektantragsbearbeitung sind durch eine Status-
Angabe zu kennzeichnen. Sie können sich wiederholen; z.B. kann ein ESF-Projektantrag zur
Überarbeitung zurück überreicht werden, dazu werden Standardfehlerbausteine genutzt:
Von der Zwischengeschaltete Stelle an den Begünstigten und
von der Technischen Hilfe an die Zwischengeschaltete Stelle.
Alle beteiligten Instanzen haben bezüglich des ESF-Projektantrages jederzeit ein Leserecht.
Das Schreibrecht für die inhaltlichen Angaben zum ESF-Projektantrag hat generell nur der
Begünstigte, aber nur dann, wenn dieser von ihm erstellt oder überarbeitet wird. Das
Schreibrecht zur Korrektur bzw. Ergänzung der Angaben zu Kapitel, Titel hat auch die Zwischengeschaltete
Stelle, aber nur dann, wenn der ESF-Projektantrag von ihr bearbeitet wird.
Die Zuordnung des Förderinstruments erfolgt ausschließlich durch die Zwischengeschaltete
Stelle.
Die Technische Hilfe kann einem ESF-Projektantrag lediglich einen Antragsprüfungsvermerk
hinzufügen, aber keine inhaltlichen und auch keine Zuordnungsangaben
ändern. Sind von ihr Angaben zu beanstanden, muss der ESF-Projektantrag von ihr zur
Überarbeitung über die Zwischengeschaltete Stelle an den Begünstigten zurückgereicht
werden. Wurde der Zwischengeschalteten Stelle ein ESF-Projektantrag zurückgereicht, kann
sie nochmals entscheiden, ob der ESF-Projektantrag zur Überarbeitung an den Begünstigten
zurückgesandt, abgelehnt oder bewilligt werden soll:
Wird der ESF-Projektantrag abgelehnt, ist eine Begründung anzugeben. Ein Wechsel
in einen anderen Bearbeitungsstatus ist anschließend nicht mehr möglich.
Die Bewilligung per Zuwendungsbescheid oder –vertrag findet außerhalb des IT-
Begleitsystems statt. Bewilligungsunterlagen werden im IT-Begleitsystem als Voraussetzung
für den Bewilligt-Status durch die ZGS hinterlegt.
Das Datum des Bescheides / Vertrages ist zu erfassen und der ESF-Projektantrag auf den
Status „bewilligt“ zu setzen. Die Kontaktpersonen der TH und des Begünstigten erhalten hierüber
eine Email, in der Begünstigte zugleich mit Terminsetzung zur Berichterstellung aufgefordert
werden. Ab diesem Zeitpunkt können Daten in den Projektmodulen Belegliste, Teilnehmerstammblatt
und im organisationsspezifischen Teil des Stammblatts erfasst werden.
Eine Bearbeitung des ESF-Projektantrages ist ab jetzt nur noch in Form eines Änderungsantrages
möglich. Alle Beteiligten haben ausschließlich Leserechte.
Bei der Projektantragstellung erfolgt eine Kontrolle anhand der Finanzkontingente des Operationellen
Programms auf der Ebene der Zwischengeschalteten Stelle.
Der ESF-Projektantrag ist während der gesamten Projektlaufzeit änderbar (sog. Änderungsantrag).
Der Änderungsantrag durchläuft analog zur Antragsbearbeitung verschiedene Bearbeitungsphasen
über verschiedene Instanzen.
6.2.5 Verwendungsnachweis / Übersicht der Belege
Die Datenerfassung der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen erfolgt auf der Grundlage
der Vorgaben der Europäischen Kommission. Für sämtliche Ausgaben und Einnahmen sind
vom Begünstigten entweder über eine Importschnittstelle oder per Eingabe über eine Bildschirmmaske
Daten des eigenen Buchführungssystems an das IT-Begleitsystem zu übergeben.
Hierdurch wird ein durchgängiger Prüfpfad sichergestellt. Die Original-Belege verbleiben
dort, wo die Ausgaben und Einnahmen angefallen sind.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 201 von 206