Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Allgemeine Angaben
Es ist für das Verständnis des Systems wesentlich, dass es sich ungeachtet der vergleichsweise
großen Zahl von Subsystemen (Zwischengeschalteten Stellen) und dem deshalb
möglicherweise entstehenden Eindruck eines heterogenen und uneinheitlichen Systems
ganz im Gegenteil um eines handelt, das in hohem Maß von Zentralität und Einheitlichkeit
geprägt ist. Diese Zentralität und Einheitlichkeit werden gewährleistet durch a) die mit entsprechender
Steuerungskompetenz ausgestattete Verwaltungsbehörde und b) das IT-
Begleitsystem, in dem die inhaltlichen und Verfahrensvorgaben der Verwaltungsbehörde
hinterlegt sind und das verbindlich und unumgänglich sowohl Datenerfassung und –
verarbeitung als auch einen Workflow erzwingt, und das mit den inhärenten Controllingfunktionen
der Verwaltungsbehörde jederzeit ein detailtiefes Monitoring ermöglicht, das steuerungsrelevante
Informationen erkennbar werden lässt.
Das IT-Begleitsystem ist nicht nur aufgrund der dadurch gegebenen Steuerungsmöglichkeiten
ein zentraler Teil des Verwaltungs- und Kontrollsystems, sondern es gewährleistet zudem
ein hohes Maß an Systemsicherheit. Es dokumentiert sowohl den Prüfpfad als auch die
Kontrollen, die nach den Qualitätsmaßstäben der VO vor Abgabe der Ausgabenerklärung
durchzuführen sind.
Der Prüfpfad wird mit Hilfe des IT-Begleitsystems eingehalten. Alle Endbegünstigen haben
einen Systemzugang und sind verpflichtet, ihre Förderdaten dort einzugeben. Dazu gehören
die Ausgaben und Einnahmen auf Belegebene mit Angaben/Beweisstücken zu den konkreten
Aus- und Einzahlungen.
Damit sind im System alle Projektausgaben und –einnahmen gespeichert, die für eine Erstattung
aus dem ESF – nach umfangreicher Prüfung ihrer Förderfähigkeit (im integrierten
Workflow müssen diese Prüfungen zwangsläufig stattfinden und dokumentiert werden) – in
Frage kommen. Nur diese Angaben können in die der Kommission zu bescheinigenden
Ausgaben aufgenommen werden.
Mathematische und Plausibilitätsprüfungen werden durch das System sichergestellt, so
dass sich die durchzuführenden Prüfungen – auch im Sinne effizienter Umsetzungsverfahren
– hauptsächlich auf die Förderfähigkeit und Angemessenheit sowie die inhaltliche Projektumsetzung
konzentrieren können.
Die Erfassung aller Ausgaben ist für alle Förderebenen einsehbar und kontrollierbar (seitens
der Prüfbehörde, der Bescheinigungsbehörde, der Verwaltungsbehörde, den Zwischengeschalteten
Stellen und den Begünstigten), so dass die Ausgaben auf allen, bis auf die untersten
Ebenen sofort nachvollzogen werden können. Damit werden die Absätze a) und b)
des Artikels 15 der VO (EG) 1828/2006 (Durchführungs-VO) abgedeckt.
Die Überprüfung der Anwendung der vom Begleitausschuss für das Operationelle Programm
festgelegten Auswahlkriterien (ebd., Absatz c) erfolgt im Antragsverfahren. Hier wird
der Antrag inhaltlich überprüft, zu dem die Anwendung der genannten Auswahlkriterien gehört
(wird im IT-Begleitsystem dokumentiert). Das gesamte Antragsverfahren wird im IT-
Begleitsystem mit einem integrierten Workflow abgebildet, gesteuert und dokumentiert. Nur
die Anträge, die den Auswahlkriterien nach Beurteilung durch den Antragsprüfenden entsprechen,
erhalten den Status der Bewilligung und damit ESF- Mittel.
Die Bedingungen laut Absatz d) des Artikels 15 der VO (EG) 1828/2006 werden ebenfalls
mit Hilfe des IT-Begleitsystems sichergestellt, indem im Antrags- und Berichtsverfahren die
technische Projektbeschreibung und der Finanzierungsplan in ihrer Form und ihrem Inhalt
vorgeschrieben sind und überwacht werden. Sonstige Unterlagen (das öffentliche Vergabeverfahren,
Fortschrittsberichte sowie Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen)
werden ebenfalls projektbezogen in der Datenbank gespeichert, so dass hier jederzeit
eine umfassende und ausreichende Dokumentation vorhanden ist, die auch eine umgehende
Berichterstattung und Kontrolle ermöglicht.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 4 von 206