Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
Bei den Projekten, in denen die VB selbst Endbegünstigte ist, werden VOK zudem von der
BB durchgeführt [um insbesondere Art. 58 Buchstabe b der VO (EG) Nr. 1083/2006 zu entsprechen].
Vor-Ort-Kontrollen
Vor-Ort-Kontrollen im zuwendungsrechtlichen Sinn werden in Bezug auf die durch die Verwaltungsbehörde
selbst beauftragten Dienstleistungen nicht durchgeführt; durchgeführt werden
Vor-Ort-Besuche, um durch Kenntnis von personeller und materieller Ausstattung die
Leistungsfähigkeit des Vertragspartners einschätzen zu können. Vorhaben, die Zwischengeschaltete
Stellen aus ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln der Technischen Hilfe finanzieren,
werden durch die Verwaltungsbehörde auch im Rahmen von Vor-Ort-Kontrollen überprüft
(III C 61, thematisch zuständige Bearbeiter sowie Vertreter der Technischen Hilfe im
Auftrag der VB).
Die VB wird im Programmzeitraum insgesamt wenigstens 5% aller Förderprojekte im Rahmen
von VOK prüfen. Die TH-finanzierten Projekte werden zu 100% bei der Auswahl berücksichtigt.
Geprüft werden bei vertraglich gebundenen Auftragnehmern insbesondere administrative,
physische und technische Aspekte, bei Zuwendungsempfängern zusätzlich finanzielle
Aspekte. Bei der Identifizierung der zu prüfenden Projekte werden Vorhaben der
ZGS, die aus ihnen in der Förderperiode 2007 – 2013 erstmals zur Verfügung stehenden
Mitteln der Technischen Hilfe finanziert werden, vollständig berücksichtigt werden.
Ergebnisdokumentation der Überprüfungen
Die Ergebnisse der Überprüfungen werden im Prüfmodul dokumentiert. Sie werden den ZGS
mitgeteilt. Ggf. wird die ZGS aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen. Die Umsetzung eventuell
notwendiger Maßnahmen seitens der ZGS wird überwacht.
Verfolgung von Unregelmäßigkeiten
Im Kontext des Vertragsrechts sind Unregelmäßigkeiten in der bilateralen Beziehung der
Vertragspartner vor allem als Minderleistung oder als Schlechtleistung möglich. In solchen
Fällen wäre die Zahlung der vereinbarten Vergütung anzupassen, darüber hinaus zu prüfen,
ob bei dadurch entstandenem Schaden zivilrechtliche Ansprüche (Schadensersatz) geltend
zu machen wären. Wenn eine Unregelmäßigkeit festgestellt wird, wird diese der Europäischen
Kommission über das Bundesfinanzministerium gemeldet. In einem solchen Fall werden
alle Zahlungen für das Vorhaben bis zur Klärung der Sachverhalte gestoppt. Auch in
diesen Fällen würde das Vier-Augen-Prinzip eingehalten (Dokumentation der Prüfungsfeststellungen
und Handlungsempfehlungen durch den jeweiligen Sachbearbeiter, Gegenzeichnung
durch Referats- oder Gruppenleitung.
Beschreibung der Verfahren für die Zuarbeit zu den von der Bescheinigungsbehörde zu erstellenden
Erstattungsanträgen
Die erforderlichen Daten werden von der Bescheinigungsbehörde direkt dem IT-
Begleitsystem entnommen. Aus zentral diesem Grund hat die VB ihre eigenen THfinanzierten
Vorhaben in das Mainstream-Verfahren integriert.
Wenn Zwischengeschaltete Stellen Mittel der Technischen Hilfe verwenden und in solchen
Fällen also selbst Begünstigte sind, werden Ausschreibungsverfahren durchgeführt.
Innerhalb eines Quartals nach Vertragsabschluss ist der ESF-Antrag im IT-Begleitsystem zu
stellen.
Grundsätzlich sind die internen Zuständigkeiten in Antragsprüfungs-, Bewilligungs- und Prüf-
/Kontrollphasen separat von den ansonsten bei der Adminstration der jeweiligen, fachspezifischen
Förderoperationen zu organisieren. Alle aus TH-Mitteln finanzierten Aktivitäten der
ZGS werden durch die VB im Rahmen von deren Vor-Ort-Kontrollen geprüft.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 66 von 206