Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
die Technische Hilfe keinen Antragsprüfungsvermerk (APV), sondern registriert das Projekt
lediglich und die ZGS entscheidet, ob sie es trotzdem bewilligen kann. Die Anzahl solcher
Projektregistrierungsvermerke (PRV) ist generell auf ein Minimum begrenzt. Wo sie vorhanden
sind, liefern sie der VB einen Input für die Kontrollen der Systeme, sie sind ein Frühindikator
für ein erhöhtes Antragsrisiko und werden in den monatlichen Controllingsitzungen
zwischen VB und ECG so aufbereitet, dass eventuelle von der Verwaltungsbehörde als notwendig
angesehene Maßnahmen ergriffen werden können. Projektregistrierungsvermerke
werden nach Verfügbarwerden neuer Programmfunktionalitäten im Rahmen des laufenden
IT-Optimierungsprozesses obsolet, d.h. für entsprechende Projekte wird keine ESFkofinanzierte
Förderung durch die Zwischengeschalteten Stellen mehr akzeptiert werden
(noch nicht realisiert).
Durch die Anforderung von begünstigten- und projektspezifischen Unterlagen vergewissert
sich die ZGS/VB von der Fähigkeit des Begünstigten, seinen Verpflichtungen nachzukommen
[VO 1828, Art 13 (1)].
Für die gesamte Antragsbearbeitung und Qualitätssicherung im Fördermanagement bietet
die EDV eine Vielzahl von Programmfunktionalitäten. Die im Antrag anzugebenden Kosten/Ausgaben
werden mit Hilfe einer hinterlegten Kalkulationshilfe nutzungsanteilig ermittelt
und helfen so nicht nur dem ungeübten Antragsteller, sondern auch den bewilligenden
Dienststellen bei der Kalkulation der Projektmaßnahme, und sichern gleichzeitig eine vergleichbare,
einheitliche und förderkonforme Berechnung von förderfähigen Kosten und unterstützen
damit die effiziente Prüfung (Vergleichswerte). Ein dem Antrag hinterlegter Fehlercheck
steuert die möglichst fehlerfreie oder –arme Einreichung eines Antrages auf Förderung
bei der bewilligenden Institution.
Die Dokumentation der Aufgabenerledigung durch alle zuständigen Beteiligten sichert das
IT-Begleitsystem, so dass somit auch die Qualität der Antragsprüfung (in Berlin nach dem 4-
Augen Prinzip; Zwischengeschaltete Stelle – ECG) sichergestellt ist. Die so in einer Prozesskette
festgelegten Abläufe lassen auch rückwirkende Auswertungen zu. Hiermit können
eventuelle zukünftige präventive Maßnahmen zur weiteren Qualitätsverbesserung ergriffen
werden.
Das Programm steuert und protokolliert den weiteren Prozessablauf.
Das gesamte Antragsverfahren ist im Rahmen sogenannter Verfahrensrichtlinien ausführlich
beschrieben und festgelegt und wird mit einem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem
umgesetzt. Damit ist gleichzeitig systematisch die Kontroll- und Prüftätigkeit im Antragsverfahren
auf 1. Prüfebene konform der Verordnungen 1083/2006 und 1828/2006 geregelt und
dokumentiert.
Eine grafische Darstellung des Prozesses Antragsverfahren:
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 33 von 206