Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Informationssystem
Die Bearbeitungsphasen des Zwischenberichts werden durch eine Status-Angabe gekennzeichnet.
Die Bearbeitungsphasen können sich wiederholen, z.B. kann ein Zwischenbericht
von der Technischen Hilfe an die Zwischengeschaltete Stelle und
von dieser weiter an den Begünstigten zur Überarbeitung überreicht werden.
Dazu sind Standardfehlerbausteine zu nutzen.
Alle beteiligten Instanzen (einschließlich Verwaltungsbehörde, Bescheinigungsbehörde und
Prüfbehörde) haben bezüglich der ESF-Berichterstellung jederzeit ein Leserecht. Ein
Schreibrecht hat nur der Begünstigte, sofern der Zwischenbericht ihm zur Erstellung bzw.
Überarbeitung zugeordnet ist. Nur in diesem Fall können Belege des Verwendungsnachweises,
die in den Abrechnungszeitraum des Zwischenberichts fallen, angelegt, korrigiert und
gelöscht werden. Z. Z. erfolgt die Berichterstellung quartalsweise zur Aufrechterhaltung der
bestehenden Kontrollmöglichkeiten. Die Begünstigten müssen die Abrechnung innerhalb von
4 Wochen einreichen und die ZGS erhalten für ihre Prüfungen zusätzlich einen Zeitraum von
ebenfalls 4 Wochen, so dass (bei zeitgerechter Berichterstattung) sowohl der Begünstigte als
auch die ZGS jeweils einen Bearbeitungszeitraum von jeweils 4 Wochen bis zur Abgabe bei
der TH erhalten.
Zukünftig soll die Anzahl der Zwischenberichte pro Jahr und der damit verbundene Berichtszeitraum
variabel gehandhabt werden. Sind in einem Berichtzeitraum keine finanziellen, teilnehmer-
oder organisationsbezogenen Angaben zu berichten, ist trotzdem ein Zwischenbericht
zu erstellen.
Zwischenberichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden. Jahres- und
Endberichte werden automatisch generiert:
Die Jahresberichte fassen Zwischenberichte eines Jahres zusammen.
Ein Endbericht fasst alle Zwischenberichte zusammen.
Zum ESF-Projektbericht wird ein Fehlercheck durchgeführt. Weist ein ESF-Projektbericht
einen Fehler aus, ist ein Weiterleiten des Berichts erst nach Fehlerkorrektur möglich. Ergänzend
zur Berichterstellung wird projektbezogen ein Mahn- bzw. Erinnerungswesen für fällige
Projektberichte eingesetzt.
6.2.9 Ausgabenerklärung / Erstattungsantrag
Die Ausgabenerklärungen der Zwischengeschalteten Stellen erfolgen online unter Einbezug
der Finanzdaten der im IT-Begleitsystem als vollständig geprüft gespeicherten Zwischenberichte
für einzelne Instrumente zu Stichtagen. Ergänzend erhält die Bescheinigungsbehörde
rechtsverbindliche Ausgabenerklärungen der Zwischengeschalteten Stellen in Papierform.
Die Bescheinungsbehörde erhält durch das IT-Begleitsystem Zugriff sowohl auf die kumulierten
Daten der Ausgabenerklärungen der Zwischengeschaltete Stellen und als auch auf detaillierte
Buchführungsunterlagen eines Einzelprojektes. Nach Prüfung werden die einzelnen
Ausgabenerklärungen ggf. korrigiert und zu einem Erstattungsantrag zusammengefasst.
Durch die Bescheinigungsbehörde werden im Rahmen ihrer Ausgabenerklärung / ihres Erstattungsantrages
gegenüber der Europäischen Kommission Angaben gemäß Teil B des mit
dem Bund abgestimmten Stammblattverfahrens (Für das Vorhaben gemeldete Ausgaben
(Anhang III der DVO Teil B)) erfasst.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 204 von 206