Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
lichkeit auch Vertretungen anderer Senatsverwaltungen, um unterschiedliche Erfahrungen,
Perspektiven und Erwartungen im Entscheidungsverfahren zu repräsentieren. In zwei Fällen
komplexer Ausschreibungen wurde das IT-Dienstleistungszentrum Berlin mit der Funktion
der Vergabestelle beauftragt, um die Verfahren prozessual und vergaberechtlich abzusichern.
Die Besetzung solcher Ausschüsse wird jeweils einzelfallbezogen geregelt nach den
Kriterien a) Repräsentanz unterschiedlicher Institutionen, b) fachlich-inhaltliche Nähe/Kompetenz
zum/in Bezug auf den Gegenstand der jeweiligen Ausschreibung, c) Verfügbarkeit
von Ressourcen in den jeweiligen Institutionen, die eine angemessene Mitwirkung im
Gesamtverfahren über den Zeitablauf hinweg gewährleisten können.
Angebote werden zunächst auf formale Zulässigkeit geprüft (III C 63), anschließend wird die
Eignung der Anbieter der formal zulässigen Angebote geprüft, abschließend erfolgt die inhaltliche
Prüfung. Mit der Eignungsprüfung sowie der inhaltlichen Prüfung sind die Mitglieder
der jeweils konstituierten Vergabegremien befasst. Diese beiden Prüfschritte erfolgen anhand
von jeweils für die Verfahren individuell entwickelten Kriterien; diese Kriterien sind mit
Antworterwartungen hinterlegt, es erfolgen punktmäßige Bewertungen anhand des Umfangs,
in dem die Daten/Antworten zu den einzelnen Kriterien den Antworterwartungen entsprechen.
Diese Bewertungen nimmt jedes Mitglied eines Vergabegremiums individuell vor. Bei
gemeinsamen Besprechungen werden anfangs die vergebenen Punktzahlen tabellarisch
erfasst. Sind die Bewertungen aller Mitglieder bei einem einzelnen Kriterium bezogen auf
einen Bieter identisch, ist dies das Punktergebnis für dieses Kriterium dieses Bieters. Sind
die Bewertungen unterschiedlich, aber nahe beieinanderliegend, bildet der mathematische
Durchschnitt der Einzelwertungen das Punktergebnis. Sind die Bewertungen deutlich divergierend,
werden die Einschätzungen, die für die Bewertungen der einzelnen Mitglieder ursächlich
waren, diskutiert und es wird dann, ggf. nach Anpassungen einzelner Bewertungen,
wiederum ein mathematischer Durchschnitt als Punktergebnis gebildet. Die Summe der einzelnen
Punktwertungen ergibt das Gesamtergebnis eines Bieters. Bei der Eignungsprüfung
muss dieses einen vorher bestimmten (und veröffentlichten) Schwellenwert überschreiten,
um zu inhaltlichen Prüfung zugelassen zu werden. Bei der inhaltlichen Prüfung gehen die
Gesamtergebnisse in eine Gesamtbeurteilung ein, in der dann auch die durch den Preis der
Angebote repräsentierten Kostenpunkte berücksichtigt werden. Aus den via Angebotspreis
bzw. inhaltlicher Bewertung erreichten Ergebnissen werden nach vorher festgelegter und
veröffentlichter Gewichtung (z.B. Preis 70%, Inhalt 30%) die Endergebnisse und damit die
Rangfolgen der einzelnen Angebote ermittelt. Das wirtschaftlichste Angebot mit der nach
Gewichtung höchsten Punktzahl erhält zum Datum des Ablaufs der Zuschlags- und Bindefrist
den Zuschlag (durch III C oder III AbtL, die in die vorherigen Prüfungen nicht einbezogen
sind). Die nicht zu berücksichtigenden Angebote erhielten 15 Tage vor Ablauf der Zuschlagsund
Bindefrist schriftliche Mitteilungen, dass eine Zuschlagserteilung an einen anderen (benannten)
Bieter beabsichtigt ist.
In jenen Fällen, in denen die Zwischengeschalteten Stellen aufgrund der ihnen zugeteilten
Kontingente von Mitteln der Technischen Hilfe selbst Begünstigte sind, wurden sie in der
Umsetzungsleitlinie zur Sicherstellung der generell von ihnen im Rahmen der ESF-
Förderung praktizierten Verfahrensweisen bei Antragsprüfung, Projektbegleitung, Prüfungen
und Kontrollen verpflichtet (sofern die Begünstigten der Vorhaben nicht ohnehin im Rahmen
von Ausschreibungsverfahren ermittelt werden, was die grundsätzlich seitens der VB empfohlene
Vorgehensweise ist); es ist dabei auch insbesondere die Wahrung des 4-Augen-
Prinzips in den einzelnen Stadien der Projektbearbeitung sicherzustellen. Vorhaben, die aus
Mitteln der Technischen Hilfe ESF finanziert werden, müssen immer einen direkten Bezug zu
den Inhalten und/oder den Verfahren der ESF-Programmförderung aufweisen.
Konsistenz dieser Verfahren mit EU-, bundes- und landesrechtlichen Regelungen
Die Verfahren sind konsistent mit EU-, bundes- und landesrechtlichen Regelungen, es wird
insbesondere auch den wettbewerbsrechtlichen Vorgaben entsprochen.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 64 von 206