Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
träge, die den Auswahlkriterien nach Beurteilung durch den Antragsprüfenden entsprechen,
erhalten den Status der Bewilligung und damit ESF- Mittel.
Die Bedingungen laut Absatz d) Art. 15 der VO (EG) 1828/2006 (D-VO) werden ebenfalls
mit Hilfe des IT-Begleitsystems sichergestellt, indem im Antrags- und Berichtsverfahren die
technische Projektbeschreibung und der Finanzierungsplan in ihrer Form und ihrem Inhalt
vorgeschrieben sind und überwacht werden. Sonstige Unterlagen (das öffentliche Vergabeverfahren,
Fortschrittsberichte sowie Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen)
werden ebenfalls projektbezogen in der Datenbank gespeichert, so dass hier jederzeit
eine umfassende und ausreichende Dokumentation vorhanden ist, die auch eine umgehende
Berichterstattung und Kontrolle ermöglicht.
2.5.2 Welche Anweisungen wurden in Bezug auf die Aufbewahrung von Belegen
durch die Begünstigten erteilt (Datum und Aktenzeichen)?
Die Angabe des Aufbewahrungszeitraums ist im Art. 19 der VO (EG) 1828/2006 geregelt und
wurde in das Handbuch zur Umsetzung der ESF-Förderung aufgenommen.
Die Aufbewahrungsfristen sind in den Bescheiden der Zwischengeschalteten Stellen an die
jeweiligen Begünstigten festgeschrieben und sind Bestanteil von Systemprüfungen und der
projektbegleitenden Kontrollen nach Art. 13 und 16 VO 1828/2006 und Art. 60 und 61 VO
1083/2006. Es wird darauf geachtet, dass Aufbewahrungsfristen von Belegen Bestandteil der
jeweiligen Zuwendungsbescheide oder Förderverträge sind (Mindeststandards zu Prüfcheckliste
und Antragsprüfvermerk).
Nach Art. 19 VO 1828/2006 sind alle Unterlagen mindestens drei Jahre nach der letzten,
durch die Europäische Kommission zu einem Programm getätigten Zahlung aufzuwahren.
Für das Programm Ziel 2 ESF Berlin in der Förderperiode 2007 – 2013 sind Unterlagen zumindest
bis 2023 aufzubewahren. Über eine Veränderung dieser Frist wird durch die Verwaltungsbehörde
informiert.
Die Regelungen sind auch im Handbuch zur Umsetzung des ESF enthalten.
2.5.3 Verfügbare Aufzeichnungen hinsichtlich die Einrichtungen – und deren
Standorte – die die Belege für Ausgaben und Prüfungen, inklusive die erforderliche
Unterlagen, führen.
Die VB stellt sicher, dass alle notwendigen Angaben zu den geförderten Einrichtungen und
deren Projekte im IT-Begleitsystem gespeichert sind. Wenn die Belege und deren Unterlagen
in einen anderen Standort geführt werden, wird dieser Standort, zusätzlich zu dem Projektdurchführungsort
im System erfasst und gespeichert, so dass sofortige Auswertungen
gefahren werden können.
2.5.4 Aufbewahrung der Unterlagen in geeigneter Form
Gemäß der Durchführungs-Verordnung (EG) 1828/2006; Artikel 19 „Aufbewahrung von Unterlagen“
gehören zu den allgemein anerkannten Datenträgern gemäß Artikel 90 der Verordnung
(EG) Nr. 1083/2006 zumindest:
a) Fotokopien von Originalen;
b) Mikrofiches von Originalen;
c) elektronische Fassungen von Originalen;
d) nur in elektronischer Form vorliegende Unterlagen.
Das Verfahren für die Bescheinigung der Übereinstimmung von auf allgemein anerkannten
Datenträgern gespeicherten Dokumenten mit den Originalen wird von den nationalen Behörden
festgelegt und muss mit den nationalen Rechtsvorschriften übereinstimmen und hinrei-
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 58 von 206