Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
Das Prüfmodul liefert nicht nur der Bescheinigungsbehörde die geforderten Auskünfte über
angewandte Verfahren und durchgeführte Kontrollen sondern der Verwaltungs- und der
Prüfbehörde ein zuverlässiges, computergestütztes System. Mit diesem System werden umfassende
Kenntnisse hinsichtlich der täglichen Kontrollpraxis und deren Ergebnisse transparent
dargestellt und alle involvierten Beteiligten erhalten (entsprechend ihrer Zugriffsrechte)
wichtige Informationen, so dass hier steuernd aufgetreten, risikovolle Bereiche erkannt und
vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden können.
Um zu vermeiden, dass eine unterschiedliche Herangehensweise (an die Durchführung von
Prüfungen bzw. unterschiedliche Verfahren von unterschiedlichen Akteuren) die von der
Kommission vierteljährlich verlangten einheitlichen Aussagen und Empfehlungen erschwert,
ist der Einsatz des Prüfmoduls nicht nur ein Hilfsmittel sondern auch ein Instrument zur Qualitätssicherung
und einheitlichen Berichterstattung. Die Festlegung von Verfahren für Überprüfungen
gem. Art. 13 Abs. 2 der VO 1828/2006 und die qualitätsgerechte einheitliche Dokumentation
von Aufzeichnungen der Prüfungsergebnisse sowie die Darlegung von Maßnahmen,
die in Zusammenhang mit festgestellten Unregelmäßigkeiten zu treffen sind, werden
durch das Prüfmodul durchgängig und nachhaltig umgesetzt.
Die Prüfbehörde und externe Prüfinstanzen sind eingebunden und greifen ebenfalls auf die
im Prüfmodul dokumentierten Prüfergebnisse zurück (auch Zeiteinsparung für Kontrollen)..
Ergänzende Festlegungen zu Vor-Ort-Kontrollen der ESF-VB
Durch die Verwaltungsbehörde werden – wie bereits ausgeführt - im Programmzeitraum 5%
aller Zwischenberichte der Projekte (entsprechend auch wenigstens 5% aller zuschussfähigen
Ausgaben) im Rahmen von VOK überprüft. Bei der Identifizierung der zu prüfenden Abrechnungen
von Projekten werden
a) alle aus Mitteln der Technischen Hilfe finanzierten Projekte der ZGS vollständig berücksichtigt.
Weitere Kriterien (neben den auch für die VB gültigen Selektionskriterien) bei der Bestimmung
der Stichprobe sind u.a.:
b) neu am ESF partizipierende Institutionen;
c) neue Maßnahmen bereits bekannter Institutionen;
d) in – auch transnationalen – Netzwerken durchgeführte Vorhaben;
e) Vorhaben mit dezidiertem Bezug zu den Querschnittszielen des OP; sowie
f) Vorhaben, die aufgrund von Auffälligkeiten im Controlling (z.B. ungewöhnliche Veränderungen
der Finanz- oder Teilnehmerplanung, Defizite im Berichterstattungsverfahren) Anlass
für Überprüfungen bieten;
g) Prüfdefizite von ZGS bei Belegprüfungen und/oder VOK.
Die VB verwendet bei den von ihr durchgeführten VOK die im Prüfmodul des IT-
Begleitsystems hinterlegte Prüfcheckliste. Bei aufgrund der o.g. Ziffer –f- ausgewählten Vorhaben
wird eine vollständige Belegprüfung durchgeführt. Bei anderen Vorhaben werden zunächst
stichprobenweise (Zufallsauswahl) Belege im Umfang von wenigstens 10% überprüft,
in Abhängigkeit vom Ergebnis dieser Erstprüfung wird vor Ort entschieden, den Umfang der
zu prüfenden Belege evtl. zu erweitern bis ggf. hin zu einer Vollprüfung.
Seitens der Verwaltungsbehörde wird im Fall von Abweichungen einzelner Begünstigter (Ziffer
–f-) den zuständigen Zwischengeschalteten Stellen zur Auflage gemacht, begünstigtenoder
projektbezogene Untersuchungen durch Wirtschaftsprüfer einzuholen. Im letztgenann-
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 53 von 206