Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
Begleitende Verwaltungsprüfungen/Berichtskontrollen
Verfahren
Verwaltungsprüfungen sind gem. COCOF-Leitlinien der KOM Pkt. 2.4 durchzuführen, bevor
die entsprechenden Ausgaben der nächst höheren Stelle gegenüber geltend gemacht werden.
Die Kontrolle der Mittelverwendung auf Projektebene erfolgt in der Umsetzungssystematik im
Land Berlin auf der 1. Ebene durch die eingebundenen Akteure (Begünstigte, ZGS, VB/TH)
und dies wird mit den im IT-Workflow organisierten Verfahren zur Aufgabenerledigung zwingend
vorgegeben. Es wird dieses Verfahren deshalb einleitend dargestellt, um den Kontext
zu erläutern, innerhalb dessen die Überprüfung der Vorhaben stattfindet und so zu verdeutlichen
erstens den obligatorischen, nicht umgehbaren Charakter der Verfahrensvorgaben sowie
zweitens die bereits durch das IT-System inhärent produzierten Sicherheitsaspekte.
Die quartalsweise Berichterstattung besteht aus einer formgebundenen Datenerhebung (z.B.
Finanzen, Teilnehmer, Unternehmen).
Für einen vom Begünstigten erstellten Bericht ermittelt das System per Zufallsauswahl 10%
der dazugehörigen Ausgabebelege, die vom Begünstigten als Belegbild zu hinterlegen sind
(Upload). Erst wenn dies erfolgt ist, kann der Bericht zur Kontrolle und Abnahme an die Zwischengeschaltete
Stelle bzw. Fachverwaltung gesendet werden. Im Status 10 hat der Begünstigte
Schreibrechte; er bearbeitet seine finanzielle Abrechnung und seinen Sachbericht.
Die Prüfung der Belegangaben auf Korrektheit und Übereinstimmung mit der bewilligten Kalkulation
(und parallel dazu die Überprüfung der Belege und deren Förderfähigkeit) obliegt im
Verfahren den ZGS (bewilligenden Dienststellen). Ist die Zwischengeschaltete Stelle mit den
Kosten oder anderen Angaben im Bericht nicht einverstanden, dann muss sie eine nochmalige
Überarbeitung bzw. Korrektur verlangen, indem sie den Bericht zurücksendet unter Nutzung
vorgegebener Standardfehlerformulierungen, die ergänzt werden können. Dieser Vorgang
muss so lange wiederholt werden, bis dem Bericht und den darin enthaltenen Angaben
und den textlichen Erläuterungen entsprechend den Prüffragen der Prüfcheckliste seitens
der Zwischengeschalteten Stelle zugestimmt werden kann. Erst wenn für alle vom IT-
Begleitsystem zum upload ermittelten Belege die Prüfung dokumentiert ist (Prüfbeleg anlegen)
und die Prüfcheckliste bestätigt wurde, kann ein Bericht an die Verwaltungsbehörde/TH
weitergeleitet werden. Zeitgleich mit der Weiterleitung und dem Statuswechsel der Mittelabrechnung
wird durch die Zwischengeschaltete Stelle die erfolgte abschließende und positive
Prüfung an die Verwaltungsbehörde/TH bestätigt.
Die Prüfchecklisten , die Standardfehler bzw. Anleitungen zu den Prüfungen der ZGS sind im
IT-Begleitsystem hinterlegt bzw. im Handbuch zur Umsetzung enthalten. Der Ablauf im IT-
Begleitsystem bietet auch innerhalb der eingebundenden Akteursebenen ein 4-Augen-
Prinzip. Nachdem die Zwischengeschaltete Stelle dem Bericht zugestimmt hat, wird er an
die VB/TH weitergeleitet (Status 40). TH prüft die Anträge im Auftrag der VB nach Art. 60 der
VO 1083/2006 i.V.m. Art.13 der VO 1828/2006 abschließend. Die von der VB/TH erstellten
Monita müssen so lange überarbeitet werden, bis dem Bericht zugestimmt werden kann. Erst
dann wird der Vorgang in den Bearbeitungsstatus „endgeprüft“ gesetzt (Status 50). Nur die
Ausgaben, die sich in dieser Bearbeitungs- und Prüfungsqualität befinden, werden in der
Ausgabenerklärung aufgenommen. Hiermit stellt die Verwaltungsbehörde ihre Kontrollaufgaben,
gemäß Verordnung (EG) 1083/2006, Art. 60 und Verordnung (EG) 1828/2006, Art. 13,
sicher.
Auf Berichtsebene sind, wie auf der Antragsebene, Fehlerchecks integriert, mit denen nur
plausible Berichte zugelassen werden und letztlich die Effektivität der Prüfungsaktivitäten
verbessert wird. Eine Analyse der Hinweise und Fehler bietet relevante Informationen hin-
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 42 von 206