Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Verwaltungsbehörde
Verifizierung der Berichtsdaten auf der Basis von Stichprobenkontrollen mit dem Ergebnis
einer Korrektur der Berichtsdaten, bevor sie in eine Ausgabenerklärung einfließen;
Prüfung des Funktionierens der Umsetzungssysteme der ZGS, Verfolgung von Systemfehlern
und die Festlegung von entsprechenden Abhilfemaßnahmen, Einhaltung der
Publizitätsvorschriften gemäß VO (EG) 1083/2006 Art. 69 – Sicherstellung des Funktionierens
der eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme
3. Prüfpflichten der Begünstigten
Prüfungen erfolgen auf der Grundlage der LHO.
4. Prüfpflichten der Zwischengeschalteten Stellen
Belegprüfungen; Durchführung von begleitenden Verwaltungsprüfungen und Vor-Ort-
Kontrollen (zeitnah, lückenlos und wirtschaftlich) unter Anwendung des Prüfmoduls im
IT-Begleitsystems; einheitliche, formgebundene Erfassung der Kontrollergebnisse;
Durchführung von Selbstkontrollen der eigenen Verwaltung (Personal, Organisation, Abläufe);
Umsetzung der Prüfergebnisse aus dem Prüfmodul des IT-Begleitsystems (betreffend
Prüfbehörde, VB/TH); Meldung von Unregelmäßigkeiten bzw. Fehlmeldung pro
Quartal lt. EU-VO
5. Prüfpflichten der Verwaltungsbehörde (Auftrag der Technischen Hilfe ESF)
Antragsprüfung, Erstellung Antragsprüfungsvermerke; Überprüfung der Förderfähigkeit
der Kosten; Vollständigkeit und ESF-Kompatibilität der Projektangaben; einheitliche
Speicherung; Prüfung des Bearbeitungsverfahrens; Endkontrolle der Berichte; Planung
und Durchführung von begleitenden Vor-Ort-Kontrollen unter Anwendung des Prüfmoduls.
Prüfbeanstandungen werden in Prüfberichten anhand von Checklisten erfasst auf der Grundlage
der Module Allgemeines, Finanzen, Inhalt, Teilnehmer und Belegprüfung. Die Nutzung
des Prüfmoduls durch die Bewilligungsstellen ist zwingend vorgeschrieben.
Vorgehen bei VOK
Die Verwaltungsbehörde erarbeitet einen halbjährlichen Prüfplan, der für alle in der 1. Prüfebene
eingebundenen Akteure – auch hinsichtlich des Umfangs der VOK und Belegprüfungen
- verbindlich umzusetzen ist. An den Kontrollen nehmen teil:
1. Prüfer und Kontrolleure der VB und der Technischen Hilfe ESF
2. Prüfer und Kontrolleure der ZGS
Die PB und BB erstellen einen eigenen Prüfplan, nutzen aber ebenfalls das IT-Begleitsystem
zur Dokumentation der Prüfergebnisse.
IT-Begleitsystem/Prüfmodul
Um die Einhaltung von Mindeststandards für Prüfungen administrativer, finanzieller, technischer
und physischer Aspekte zu gewährleisten, wird durch die VB vorgegeben, dass für die
Ankündigung der Kontrollen , mindestens aber für die Dokumentation der Durchführung von
VOK das Prüfmodul des IT-Begleitsystems obligatorisch von allen Prüfern (der ZGS, BB, PB
und der VB selbst) genutzt werden muss.
Es wird in der Systematik des Prüfmoduls, der Prüfungen und im Standardfragenkatalog
strikt nach Prüfinstanzen und Prüfebene unterschieden. Alle Akteure sollten die volle Funktionalität
des Prüfmoduls incl. der darin enthaltenen Prüfcheckliste für definierte Prüfziele für
ihre VOK nutzen.
Das Prüfmodul kann durch den passwortgeschützten Zugang erkennen, ob es sich um eine
Prüfung der 1. Ebene ( Zwischengeschaltete Stelle) oder der 2. Ebene handelt. Entsprechende
Berichterstattungen und Auswertungen sind dann möglich. Hiermit ist die Abgrenzung
der 1. und 2 Prüfebene gesichert. Die Prüfraster sind nicht auf den einzelnen Prüfer
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 50 von 206