Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme des ... - Berlin.de

Bescheinigungsbehörde
Für die Umsetzung bedienen sich die Verwaltungsbehörde und die Zwischengeschalteten
Stellen eines einheitlichen zentralen IT-Begleitsystems, in dem neben finanziellen Angaben
auch materielle Angaben zum Projekt und dessen Verlauf dokumentiert sind. Darüber hinaus
bietet das zentrale IT-Begleitsystem der Bescheinigungsbehörde die Möglichkeit jederzeit im
„Prüfmodul“ den Sachstand und die Auswertungen durchgeführter Kontrollen der Verwaltungsbehörde
/ Zwischengeschalteten Stellen nachzuvollziehen und für eigene Prüfhandlungen
heranzuziehen.
Die Verwaltungsvereinbarung wird für die Laufzeit der Förderperiode abgeschlossen und
wird u.a. den Hinweis enthalten, dass künftig die Verwaltungsbehörde zu jedem Zahlungsantrag
mittels eines einheitlichen Formvordrucks folgendes erklären wird:
Die im IT-Begleitsystem hinterlegten einzelnen Projekte mit dem Berichtsstatus 50 zum
Stichtag XX wurden tatsächlich durchgeführt, nach Projektauswahlkriterien ausgewählt, die
Kofinanzierung wurde erbracht, nationales und Gemeinschaftsrecht wurde eingehalten und
ausreichende Prüfpfade sind vorhanden.
4.4 Buchführungssystem
Das zentrale IT-Begleitsystem für den ESF – EUREKAPlus – sichert u. a. der Bescheinigungsbehörde
einen umfassenden Zugriff über das Internet; siehe auch Teil 6 der Beschreibung
des Anhangs XII über das Informationssystem.
Für die Erstellung von Ausgabeerklärungen gilt folgender Verfahrensablauf. Für sämtliche
Einnahmen und Ausgaben sind vom Begünstigten per Eingabe über eine Bildschirmmaske
Daten des eigenen Buchführungssystems an das IT-Begleitsystem zu übergeben. So kumulieren
sich die Daten für die Zwischen- und Endberichte, ein durchgängiger Prüfpfad ist somit
sichergestellt. Als nächste Instanz prüft die Zwischengeschaltete Stelle die Angaben des
Begünstigten sachlich und rechnerisch. Es erfolgt ein weiterer Prüfschritt durch den externen
Dienstleister der VB (Technische Hilfe). Nach erfolgter Prüfung ist der Bericht als vollständig
und ordnungsgemäß gespeichert mit einer Statusangabe. Die mit dem Bericht gemeldeten
finanziellen Angaben können somit in die Ausgabeerklärung einfließen.
Die Zwischengeschalteten Stellen können nunmehr aus dem IT-Begleitsystem heraus im
Online Verfahren, Projekt- und Instrumenten/Prioritätsachsen Listen erstellen. Hierbei stellt
der „Status 50“ sicher, dass nur Angaben hinsichtlich endgültiger geprüfter und tatsächlich
getätigter Ausgaben Bestandteil des Berichtes sind. Die Ausdrucke aus dem IT-
Begleitsystem sind Bestandteil der Ausgabebescheinigungen (einheitlicher Vordruck) der
Zwischengeschalteten Stellen an die Bescheinigungsbehörde.
Das IT-Begleitsystem wird seit der Förderperiode 2000 bis 2006/08 umfassend angewendet.
Es wurde im Rahmen einer Systemkontrolle der Europäischen Kommission (GD Employment)
im Dezember 2005 als betriebssicher testiert (siehe hierzu ESF Prüfbericht Nr.
2005082).
Der Detaillierungsgrad des Systems ermöglicht Auswertungen und Überprüfungen auf allen
finanziell relevanten Ebenen, z.B. Auskünfte über Finanzierungsquellen oder Abruf einzelner
Belegdaten.
Verwaltungs- und Kontrollsysteme ESF Berlin 2007-2013 Seite 188 von 206