Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

100 ALICIA CASAS DE BARRÁN
El archivo intermedio es una zona de guarda de alta intensidad y bajo
costo que debe estar equipada con un sistema para recuperar y consultar
los documentos que guarda. Como los documentos que se envían al archivo
intermedio son aquellos de baja consulta, estos repositorios suelen ser
alojados fuera de la organización. Estos archivos deben ser lugares seguros,
que permitan un almacenamiento a bajo costo y atendido por un personal
que garantice el tratamiento técnico adecuado para una correcta disposición.
La depuración antes del pasaje definitivo de los documentos al
archivo histórico se realizará de una forma eficiente y económica.
Los archivos históricos deben proporcionar un medio ambiente físico
controlado para los documentos que guardan.
Las condiciones ambientales siempre estarán dentro de los límites aceptables,
creado por el uso de materiales adecuados para el aislamiento y
construcción en su edificación. Cuando no es posible contar con un depósito
construido para ese propósito, será necesario ya sea proporcionar un
medio ambiente artificial a través del uso de climatización o bien optimizar
los efectos benéficos que pueden ofrecer los medios de ventilación naturales.
El depósito archivístico proporcionará estantes sólidos para la guarda
de documentos y espacio suficiente para las labores de guarda, recuperación,
información y administración. El archivo tendrá medios de vigilancia,
políticas y procedimientos ambientales para la guarda segura de materiales
y un programa para la limpieza sistemática de los estantes, las zonas de
guarda y los espacios de trabajo. Los documentos estarán protegidos, en la
mayor medida posible, de insectos, humedad, moho, parásitos y animales
así como de daños, robo y vandalismo.
Los depósitos archivísticos deben contar con espacio suficiente para su
expansión con el paso del tiempo, porque siempre seguirán adquiriendo
documentos, incluso con la aplicación de los programas de disposición
que aseguran que los documentos que no tienen valor permanente son
destruidos antes de llegar al archivo.
Equipos y materiales
Se proporcionará equipo y materiales apropiados suficientes para el
manejo, la guarda y la preservación de los documentos durante todo su
ciclo de vida. Este equipo y estos materiales incluirán:
• contenedores para los expedientes
• cajas
• estantes
• equipo y programas de computadora
• mobiliario de oficina