Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

90 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Definiciones principales
Cualquier legislación sobre documentos debe definir con precisión toda
la terminología pertinente, con inclusión de documentos, documentos públicos,
archivos y Archivo Nacional, si fuera el caso, o, por ejemplo, Archivo
Universitario, si fuera en este contexto. Las definiciones asegurarán
que se ofrece amplia protección a los documentos:
• En todos los medios y formatos
• Creados o recibidos en todos los niveles del gobierno
• De todos los organismos de los poderes Ejecutivo, Judicial y Legislati
vo
• De organizaciones regionales y otras organizaciones del gobierno lo
cal, instituciones paraestatales y fuentes privadas.
Para asegurar que la ley es interpretada correctamente debería incluir
las definiciones de los términos técnicos de acuerdo con la terminología
internacional estándar (como el Dictionary of Archival Terminology del
CIA).
Las tres fases del ciclo de vida de los documentos, prearchivística, administrativa
e histórica que se corresponde con los archivos de trámite o
gestión, administrativos e intermedios y generales o históricos, también
deberán definirse así como cualesquier otros términos susceptibles de interpretación
equivocada como programa de retención o Archivo de concentración.
Responsabilidad de los documentos
En muchos países la institución archivística nacional existente es considerada
como una institución cultural y es responsable ante el Ministro
de Cultura o su equivalente.
Sin embargo, la importancia del cuidado de los documentos públicos
para la buena administración en todo el gobierno y las consecuencias que
esa labor tiene en la seguridad hacen que sea imperativo que la responsabilidad
definitiva recaiga en la más alta autoridad.
Idealmente, la Administración de documentos debe recaer
específicamente en la persona que tiene el papel central en el gobierno del
país, como el Presidente o el primer Ministro. Si esto no fuera posible, el
ministro más apropiado deberá ser responsable, por ejemplo, el ministro
responsable de la Administración pública en esa jurisdicción.
La ley debe disponer el nombramiento de un director de la Gestión de
Documentos de acuerdo con la legislación general y otras reglas que gobiernan
las designaciones para la Administración pública.