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30 ALICIA CASAS DE BARRÁN ción que también desde el nacimiento obra en el documento, que una vez cumplido el objetivo para el que fue creado puede servir en el futuro como testimonio institucional, como fuente para la investigación histórica o como fuente de información para múltiples usuarios. Los documentos pueden identificarse como archivísticos en el momento de su creación, y de hecho, incluso antes de su creación, pero habitualmente son transferidos a un depósito archivístico para su preservación permanente sólo cuando han dejado de ser de uso administrativo inmediato para el organismo que los creó. Los valores se relacionan con el ciclo de vida de los documentos y con el proceso de selección que se verá más adelante. 8. ¿Quién usa los documentos? En las oficinas del gobierno, en las universidades e igualmente en el sector privado los documentos son creados y usados diariamente para documentar acciones, confirmar decisiones, establecer derechos y responsabilidades y comunicar información. Sin documentos los gobiernos y las empresas no podrían funcionar; no es posible recordar vastas cantidades de información sin crear un registro independiente: un documento. Los gobiernos usan documentos para propósitos tan variados como: • Documentar la labor de los empleados. • Confirmar pensiones, prestaciones de licencia y de salud. • Confirmar o revisar políticas y procedimientos. • Confirmar los derechos de los ciudadanos, como prestaciones o propiedad de tierras. • Proporcionar información sobre acciones o decisiones pasadas. En interés de los ciudadanos de un país, los funcionarios del gobierno dependen de los documentos para proporcionar información básica para realizar sus quehaceres públicos. También las universidades dependen de los documentos para su funcionamiento tanto en el plano académico como en el administrativo generando voluminosas masas documentales que van conformando los fondos de sus repositorios. Aun cuando muchos de estos documentos no necesitan ser mantenidos permanentemente, una porción pequeña pero importante de los mismos tiene un valor duradero. Esta porción de los documentos de un gobierno es la que se preserva en el Archivo Nacional público. El Archivo Nacional junto con la Biblioteca Nacional, el Museo Nacional y otras instituciones na-
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA cionales, es uno de los recursos de consulta esenciales de un país. Los usuarios acuden desde todos los sectores. Entre los usuarios característicos de un archivo nacional o de otros archivos públicos o privados figuran: • Representantes del gobierno que necesitan información sobre las actividades gubernamentales. • Investigadores profesionales o académicos de una amplia gama de disciplinas. • Investigadores aficionados. • Genealogistas. • Miembros del público. • Otras personas que desean establecer algún contacto con las fuentes primordiales de su cultura y su tradición nacionales. • Cualquier persona con un problema urgente que sólo puede resolverse refiriéndose a documentos. Igualmente las instituciones archivísticas de empresas, organizaciones o de la localidad guardan documentos para el uso de consulta de una gran variedad de personas. Un archivo –nacional, local o empresarial– es útil no sólo para la nación y sus ciudadanos. Hay un interés internacional en la eficacia y la eficiencia de los archivos de un país. Muchos asuntos están documentados por documentos públicos y privados que son de interés internacional. A continuación damos algunos ejemplos de estos asuntos que están documentados por documentos que deberían ser accesibles: • Derechos y obligaciones de los ciudadanos. • Preocupaciones médicas y de salud. • Cuestiones ambientales. • Administración de recursos. • Política intergubernamental. • Planeación económica. Un número considerable de usuarios de cualquier Archivo Nacional u otro archivo son investigadores de otros países. La importancia de este uso de los archivos seguirá aumentando a medida que se establecen redes 31
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