Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

138 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Estocolmo, Suecia, en setiembre de 1999. Existe traducción al español,
publicada en Madrid por la Subdirección de Archivos Estatales, en el año
2000.
A continuación se exponen algunas reglas y normas internas que deben
aplicarse.
Ortografía y estilo corrientes. Las reglas establecerán libros de referencia
especificados como textos autorizados, por ejemplo un diccionario español
específico o un manual de estilo y uso de la lengua.
Orden alfabético. Se seguirá un sistema establecido.
Listas autorizadas de nombres empresariales, personales y de lugares.
Podrán usarse documentos de referencia especificados, como gacetas
oficiales o diccionarios geográficos. Muchos de los nombres pueden ser
obtenidos del trabajo analítico de archivistas sobre historias administrativas
y descripciones de grupo.
Un tesauro sobre términos del tema. Es probable que el tesauro tenga
que ser elaborado por los archivistas en el Archivo basándose en su experiencia
en materia de descripción.
Reglas para el uso de referencia cruzadas. La creación de estas reglas
precisará tomar decisiones sobre el uso de términos preferidos cuando
palabras de significado semejante están en juego. Las reglas estarán estrechamente
vinculadas al tesauro.
El acceso público al Archivo
El Archivo puede estar sostenido con recursos públicos o privados, según
la naturaleza del mismo. Cualquiera sea ésta, el Archivo debe asegurar
que los fondos que lo integran estén disponibles para los usuarios internos
y externos de la institución productora de los documentos. Los usuarios
podrán ser miembros del gobierno, de la empresa, ciudadanos u otras
personas que deseen investigar.
De la sala de consulta del Archivo dependerá, en gran medida, el servicio
que los investigadores reciban. La sala de inventarios de un Archivo es
el punto de contacto para cualquiera que desee averiguar sobre fondos por
correspondencia, por teléfono o en persona.
La categoría y la reputación del Archivo dependerán en gran medida del
servicio que los investigadores reciban. El personal de información deberá
contestar las preguntas hechas por correspondencia o por teléfono con
precisión, prontitud y cortesía y hacer que los investigadores se sientan
bien acogidos.