Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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142 ALICIA CASAS DE BARRÁN 13. ¿Cuál es el propósito de un Archivo intermedio? 14. ¿Qué pasos conlleva la administración de documentos en los archivos de concentración? 15. ¿Cuál es el propósito de la transferencia de documentos al Archivo intermedio? 16. Explique cada uno de los cinco pasos que conlleva la gestión de los documentos históricos. 17. ¿Por qué un Archivo puede adquirir documentos de una fuente externa? 18. ¿Qué pasos debe dar el personal cuando los materiales llegan al Archivo? 19. ¿Cuáles dos objetivos tiene la descripción? 20. ¿Por qué las normas y las directrices son importantes para el trabajo de descripción adecuado?
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA VII. APOYO Y MANTENIMIENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS INTEGRADA (GEDI) 143 El capítulo VII examina cómo apoyar y mantener un Programa de Gestión de Documentos Integrada. Las medidas incluyen: • Promoción de servicios de documentos en el gobierno y el público. • Promoción de la capacitación y la educación en el personal que está a cargo de los documentos. • Desarrollo y expansión de las profesiones vinculadas a la Gestión documental. Un Programa GEDI sólo tendrá éxito si está bien mantenido y es estudiado y revisado periódicamente. No basta con poseer nuevos sistemas o estructura si se carece de planes para vigilarlos o mantenerlos. Es importante igualmente establecer sistemas que fomentarán el trabajo de la Gestión de Documentos y de su personal profesional con el fin de elevar el perfil del organismo y de asegurar que reciba el apoyo necesario para seguir proporcionando sus importantes servicios de administración documental. 1. Promoción de los Servicios de documentos Como ya dijimos con anterioridad, una gestión de documentos eficiente y que funcione es crítica para la administración del quehacer de una organización. El buen mantenimiento de los documentos es aún más esencial en el sector público dado que los documentos son pilares del estado de Derecho y son cruciales para todos los aspectos de la administración en un Estado moderno. Los documentos bien administrados son esenciales para ayudar a los gobiernos a funcionar con eficiencia, establecer y aplicar políticas, proporcionar servicios públicos y establecer programas de reforma importantes. Los documentos son críticos, además, para asegurar la Rendición de Cuentas del gobierno; los documentos ofrecen la prueba que los administradores superiores, los auditores y los ciudadanos interesados necesitan cuando investigan el desempeño de una organización o un individuo. Y, por último, los documentos que tienen un valor permanente –históricos– constituyen la memoria colectiva nacional; son el eslabón esencial en la cadena de la historia humana. Los documentos de cada generación contribuyen al legado archivístico cada vez mayor y proporcionan una pista de pruebas en el transcurso del tiempo.
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