Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

96 ALICIA CASAS DE BARRÁN
4. Estudio y revisión de las políticas y las estructuras de organización
Una vez que se cuenta con una estructura legislativa y que se han establecido
políticas, habrá que considerar las estructuras de organización y
las políticas más específicas necesarias para adaptarse a esos cambios de
políticas legislativas mayores.
Así como las políticas nacionales constituyen la base para una acción
gubernamental nacional, las políticas de organización ayudan a los organismos
y departamentos a alcanzar las metas y los objetivos de un programa
GeDI.
Así como las cuestiones nacionales varían según el país, las cuestiones
de organización variarán según los departamentos del gobierno. Las políticas
de organización deberán establecerse para realizar lo siguiente:
• Determinar la ubicación de la Gestión de Documentos.
• Determinar la ubicación del Archivo Nacional
• Organizar sistemas para el suministro eficiente y eficaz de la información
y de los servicios de Gestión de Documentos.
• Asegurar enlaces apropiados entre la creación y la gestión de la información
y la ejecución de las funciones del organismo.
• Establecer normas para la gestión de la información.
• Determinar los sistemas de información y las tecnologías de la información
que requieren mejora o reestructuración.
• Crear y mantener inventarios de recursos de información, con inclusión
de documentos.
• Crear y mantener inventarios de tecnologías de información disponibles.
• Establecer normas para el uso de las tecnologías de la información,
con inclusión de sistemas de computadoras y de comunicaciones.
• Establecer sistemas para asegurar la seguridad y la protección física
de la información y los documentos.
• Establecer sistemas para la sustentabilidad del programa GeDI.
En el ejemplo anterior sobre la microfilmación o la digitalización de
documentos públicos, la política nacional podría requerir que los departamentos
del gobierno consulten con la Gestión de documentos antes de
filmar cualquier documento.