Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
II. LOS DOCUMENTOS
1. Información
Actualmente, es posible encontrar varias definiciones para el término
información, cada una de ellas dependerá del contexto de la disciplina en
que se produzca. La estrecha relación que une a documentos e información,
ya que los documentos son, en líneas generales, soportes que contienen
información, suele llevar a confundir los unos con la otra.
La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio
de uno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta
que está representada en una manera formal como datos procesados. Cuando
la información está representada como datos en un documento puede
ser guardada, comunicada y usada.
“Informaçao. Todo e qualquer elemento referencial contido num
documento.
Dado. Representaçao mínima de todo e qualquer elemento de
caráter cognitivo, passível de ser transferida, processada e interpretada
de forma manual ou automática.” 10
Información en sentido más estricto es un conjunto de datos o noticias
referidas a un asunto o tema. Los datos aislados o inorgánicamente amontonados
no son información.
La información contenida en los documentos, con relación a los datos,
puede ser:
Intensiva. Cuando muestra muchos datos sobre un asunto determinado,
o, sobre una o pocas personas. Ej.: Legajos personales, expedientes
licitatorios, curricula.
Extensiva. Cuando aparecen pocos datos sobre gran cantidad de cosas
o personas. Ej.: Planillas de sueldos, padrones estudiantiles, actas
de exámenes.
Diversificada. Cuando contiene datos variados sobre temas diversos.
Ej. Correspondencia, informes anuales.
10. Ana Maria de Almeida Camargo, Helloisa Liberalli Bellotto, coord.: op.cit.
19