Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Ventajas
Hay muchas ventajas en la aplicación de un programa de Gestión de
Documentos Integrada.
Entre estas ventajas figuran:
• El establecimiento de programas de gestión de la información coordinados.
• La eliminación de la duplicación de los servicios.
• La accesibilidad y el uso mejores de la información y los documentos.
• Los gastos reducidos de los servicios de gestión de documentos.
• La preservación final de los documentos con valor histórico y de investigación
mediante un proceso de gestión de documentos planeado.
Inconvenientes
En un programa GeDI también hay algunos peligros, en particular si no
se aplica cabalmente. Estos inconvenientes incluyen:
• El mal manejo de la información porque no se aplican las herramientas
y las técnicas apropiadas (por ejemplo, el uso de métodos bibliotecarios
para el tratamiento de los documentos, o las prácticas de gestión de
documentos para administrar programas de computación).
• La disminución de los recursos si los financiadores interpretan erróneamente
el personal o las instalaciones adicionales como una duplicación
y no como actividades separadas (por ejemplo, aunque en los centros
de documentos y en los depósitos archivísticos es posible que el personal
forme parte de la misma estructura de administración, son profesionales
distintos que ofrecen servicios diferentes y necesitan ser considerados como
tales).
• El menor hincapié en un aspecto de la gestión de la información en pro
de otro (por ejemplo, el valor cultural de la gestión de los documentos de
valor permanente puede ser reducido mientras que el valor administrativo
de la gestión de los documentos corrientes se aumenta).
3. Etapas principales en el establecimiento de un Programa
de Gestión de Documentos Integrada
A continuación damos una descripción breve de las etapas principales
en el establecimiento de un programa GeDI. En los capítulos V, VI y VII de
este volumen se ofrecen un panorama de cada una de estas etapas. Luego
se examinan con más detalle en volúmenes siguientes de este programa de
estudio, como se ha indicado.
81