Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
III. EL RECONOCIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
COMO UN RECURSO ESTRATÉGICO
El capítulo anterior expuso los principios básicos de los documentos
con la inclusión del concepto importante de que siguen un Ciclo Vital y
que su cuidado debe formar parte de un proceso continuo.
La idea de que los archiveros, 23 (archivólogos 24 o archivistas 25 ) deben
participar activamente en el cuidado de los documentos durante todo su
ciclo de vida es nueva únicamente para quienes sólo han aceptado el papel
tradicional de estos profesionales: la adquisición y la preservación de los
documentos históricos.
Hoy día, los gestores de los documentos activos o de los documentos
inactivos no esperan a que las oficinas productoras terminen con los documentos
y dispongan qué hay que hacer con ellos y, luego, los envíen para
su guarda o su disposición. Si el archivista no está a cargo directo de los
documentos, participa, desde el lugar que ocupa, en el tratamiento de ellos
durante todo el ciclo de vida.
Esperar por los documentos es poner en peligro su autenticidad y su
confiabilidad, y arriesgarse a que éstos no subsistan, sean descartados, y
no haya documentos que lleguen al Archivo General.
El Management of Public Sector Records (MPSR) Study Programme parte
de la premisa, compartida por países de Iberoamérica, de que un Programa
de Gestión de Documentos Integrada, que ofrezca un cuidado continuo de
los documentos durante todo su Ciclo Vital, es crítico para la protección de
los documentos de una administración. Este programa es también de mayor
importancia para garantizar la disponibilidad documental para los usuarios,
ya sea de los documentos administrativos como los históricos.
Este capítulo examina la importancia que el buen mantenimiento de los
documentos tiene para la Rendición de Cuentas, no sólo para el gobierno
sino también para cualquier organización privada. Aquí se consideran, además,
algunas de las razones de la percepción distinta de los documentos.
Percepción que se aparta de la perspectiva histórica tradicional, que primara
hasta el primer tercio del siglo pasado, hacia una orientación que reconoce
la importancia que los documentos tienen como pruebas o testimonios
de actividades.
23. En Argentina, la Universidad Nacional de Córdoba otorga el título de Archivero, igual
denominación es usada en Perú para los egresados de la Escuela Nacional de Archiveros.
24. Archivólogo, titulo de las universidades de Panamá y Uruguay,
25. Archivista, título de la Universidad de Costa Rica.
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