Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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das por la carta recibida? ¿Cuán frecuentemente se requiere una carta de
seguimiento o una aclaración?
• ¿Se archivan apropiadamente los documentos? ¿Pueden ser encontrados
con facilidad si es necesario?
Dependiendo de las respuestas a estas preguntas y otras semejantes, el
organismo puede optar por cambiar sus procedimientos con el fin de mejorar
la eficiencia y reducir los costos.
El análisis de sistemas administrativos y la Gestión
de Documentos
El análisis de sistemas administrativos se realiza con frecuencia sin
considerar las consecuencias para la creación y la gestión de los documentos.
Los analistas pueden decidir que su prioridad es la eficiencia del gobierno,
pero tal vez no consideren que los sistemas de documentos –la manera
en que la información es creada, registrada en un soporte, archivada y recuperada
y cómo se dispone de ella– puede verse afectada marcadamente
por cambios en los sistemas y los procesos.
En vez de esperar a ver el efecto que el análisis de los sistemas administrativos
puede tener en la Gestión de Documentos, el administrador de
documentos diligente participa en el análisis de sistemas mismo. Luego, el
responsable de los documentos, o el archivista, puede comentar sobre el
efecto que el diseño de sistemas tiene en el mantenimiento de los documentos
asegurando que éstos sean administrados con eficiencia y de conformidad
con los requisitos de las leyes o de las políticas.
El Archivo o la Gestión de Documentos puede optar por emprender su
propio análisis de sistemas de las funciones de su organismo. Por ejemplo,
el Archivo puede estudiar y revisar procesos tales como la recepción de
documentos de los organismos creadores, la documentación de las transferencias,
la valoración de los documentos para las necesidades de conservación
o proporcionar servicios de información.
Realización de una Encuesta de Documentos
Una de las maneras de introducir el cuidado de la Gestión de Documentos
en el proceso del análisis de sistemas administrativos puede ser realizar
una encuesta del estado de los documentos de los archivos, de gestión
y centrales, en oficinas gubernamentales.
Esta encuesta puede examinar y documentar únicamente los documentos
existentes o puede hacer recomendaciones para alteraciones y correcciones
de los sistemas, dependiendo del nivel de participación del responsable
de los documentos o el archivista.