Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
La ley deberá establecer también la responsabilidad de esa persona para
fijar políticas generales de documentos, para la gestión cotidiana de los
documentos y para otros asuntos que se especifican en otras partes de la
legislación.
Asimismo, el director será responsable de salvaguardar y proporcionar
acceso a todos los documentos públicos seleccionados para su preservación
que no sean aquellos cuya transferencia puede haber sido aplazada o
que se guardan en otro lugar de depósito designado bajo la legislación.
El establecimiento de un Comité Consultor de Documentos sería muy
útil. Su propósito sería asesorar al Presidente o al ministro responsable en
asuntos de documentos públicos en general, establecer una política general
para la administración de los documentos públicos, asesorar y apoyar
al director en su labor y desempeñar un papel en la cuestión de programas
de retención y la designación de lugares de depósito.
Los principios de Ciclo Vital y de Continuo
La legislación que refiere a los documentos debe reconocer que éstos
siguen un ciclo de vida y que su cuidado debe seguir un Continuo.
Debe haber una evaluación y una disposición apropiada continuas de
todos los documentos que hay en un organismo. La ley debe establecer
esta estructura para lograr mejoras en el registro y en el trabajo con los
documentos en las oficinas públicas.
La ley debe establecer reglas para la transferencia ordenada y oportuna
de los documentos en plazo precaucional de conservación (en algunos países,
también, denominados documentos de concentración) de valor continuo
a un archivo intermedio y de los documentos de valor permanente al
archivo histórico, o general.
Esta estructura es crucial para el buen éxito de toda la iniciativa de
reforma de la gestión de los documentos.
El cuidado de documentos del Gobierno local
Cuando sea apropiado, las disposiciones de la ley deberán incluir también
los documentos de regiones, y distritos (o sus equivalentes), extendiendo
las responsabilidades por los documentos públicos de los jefes de
las oficinas públicas nacionales a los jefes de las oficinas públicas locales
y estableciendo una estructura de oficinas sucursales para la Gestión de
Documentos, con inclusión de medidas para el establecimiento de archivos
intermedios y archivos generales (o su equivalente) locales.
En los distritos que funcionan bajo un sistema de gobierno federal puede
haber sistemas de documentos y archivos semejantes, provinciales o
regionales, independientes de los sistemas nacionales pero, dentro de lo
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