Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
- los documentos en todos los medios, con inclusión de documentos
electrónicos en los documentos archivísticos.
• Determinar la convivencia de métodos centralizados o descentralizados
para la administración física de la información, los documentos administrativos
y los documentos de guarda permanente.
• Establecer la rendición de cuentas de los organismos del gobierno por
la gestión de la información y los documentos en todo su ciclo de vida.
• Definir los papeles y las relaciones entre:
- funcionarios de acción,
- gestores de la información,
- gestores de documentos
- archivistas
- administradores de la tecnología de la información.
• Disponer prioridades para el establecimiento y la expansión de sistemas
de información y tecnologías de la información.
• Asegurar el número y la capacitación adecuados del personal.
• Asegurar recursos apropiados para la gestión de la información.
• Proteger al personal de peligros físicos o riesgos de salud relacionados
con su trabajo.
Por ejemplo, es posible que la legislación sobre documentos de una nación
requiera que los documentos públicos sean preservados con el fin de
ser legalmente admisibles como pruebas en un tribunal.
Es posible, asimismo, establecer una política para asegurar que todos
los departamentos del gobierno reconozcan el papel de la Gestión de Documentos
en la protección de los documentos como pruebas.
Si luego, un departamento del gobierno desea microfilmar los documentos
o reemplazarlos con imágenes electrónicas digitalizadas, por ejemplo,
deberá hacerlo en consulta con la Gestión de documentos, para asegurar
que la microfilmación o la digitalización de los documentos no afecte la
admisibilidad legal de los documentos.
Los documentos de políticas deberán ser aprobados formalmente por
las autoridades superiores y se publicarán o estarán disponibles tan ampliamente
como sea necesario para asegurar que todas las personas que
participan en la información o en la gestión de los documentos estén al
tanto de los puntos y las acciones en cuestión.
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