Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

72 ALICIA CASAS DE BARRÁN
“En otros países, sin embargo, tempranamente los Archivos Generales
o Nacionales tomaron acciones de cooperación con los administradores en
la búsqueda de soluciones para lograr eficiencia en el manejo de los documentos
públicos.” 30
En el Sector Público es esencial que la gestión de los documentos administrativos
y de los documentos históricos esté más unida, para asegurar
la preservación de materiales valiosos.
Las dos esferas se acercan más cuando una de ellas reconoce que la
información es un recurso estratégico. La preservación histórica no es la
razón principal para mantener los documentos de una organización. Como
se ha indicado, el conjunto de los documentos es un recurso administrativo
crítico para el gobierno y un pilar de la cultura y de la sociedad de un
país. La administración eficiente de los documentos, tanto en los archivos
administrativos como en los históricos, es una herramienta fundamental
para el funcionamiento del gobierno y de las empresas.
La gestión de documentos, planificada y basada en los principios
archivísticos (Principio de procedencia y orden original, Ciclo Vital, Continuo,
Niveles de Organización), ayuda a las organizaciones a administrar su
información con más eficiencia frente a las tecnologías de la información
que cambian rápidamente.
Además, ayuda a que los gobiernos sean transparentes y a que puedan
rendir cuentas al emprender programas de reestructuración del propio gobierno
y de reforma de la Administración pública.
El reconocimiento de la información como un recurso estratégico permite
la integración de la gestión de los documentos en todo su Ciclo Vital
en un programa unificado. Un programa que se centra más en la información
misma, independientemente del medio en el cual la información está
guardada.
La distinción entre documentos archivísticos y documentos administrativos,
entre la información vieja y la información nueva, se vuelve cada
vez menos obvia. Esto reconoce el principio del Ciclo Vital de los documentos,
como fue visto en el capítulo anterior.
El cuidado unificado de los documentos no sólo atiende los documentos
de trámite y los documentos de concentración para el uso administrativo
sino que también asegura que los materiales históricos y culturalmente
valiosos se preserven para el uso público.
30. A. Casas de Barrán: “Gestión de documentos en países de Iberoamérica y el Caribe”.
Conferencia del Pre Congreso del XIV Congreso Internacional de Archivos. Sevilla 2000.