Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

126 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Aplicación y mantenimiento de medidas de preservación
El primer requisito fundamental para un programa de preservación es la
buena administración de las zonas de guarda. Si la protección física de los
documentos no es adecuada durante su Ciclo Vital completo, es muy improbable
que el defecto pueda ser remediado por otros medios.
Los mejores edificios de archivos modernos han sido planeados y construidos
para este propósito. Estos edificios proporcionan un medio ambiente
adecuado a los documentos que guardan usando el principio de inercia
térmica: es decir, las condiciones ambientales dentro de ellos siempre
están dentro de límites aceptables debido a los materiales de aislamiento y
de construcción utilizados.
En los buenos edificios de este tipo, los elementos básicos del control
ambiental se dan naturalmente. En esta situación, el deber principal del
personal del archivo es vigilar el edificio para cuidar que no se establezcan
defectos y no haya zonas que no cumplan la norma general.
Si el programa de control ambiental funciona y el personal está acostumbrado
a vigilar los materiales de los cuales es responsable, habrá relativamente
poca necesidad de conservación para remediar daños. Sin embargo,
debe haber alguna manera de garantizar que los documentos que
han sufrido daños por humedad, moho, insectos, parásitos o mal uso puedan
ser restaurados de conformidad con métodos modernos.
En los depósitos archivísticos en los que se guardan documentos en
soporte papel, el ideal es mantener las condiciones siguientes sin cambios
rápidos o variaciones importantes:
• temperatura: 16-20 grados centígrados (60-68 grados Fahrenheit)
• humedad relativa: 55 % - 65 %
La temperatura y la humedad relativa fuera de estos límites, y las fluctuaciones
particularmente, llevan al deterioro de los documentos de papel.
Administración de formatos y medios especiales
La gestión de los documentos abarca todos los que produce el organismo
creador. Por consiguiente, es probable que sea responsable de los documentos
que tengan formatos especiales; mapas o planos; cintas sonoras
y casetes; fotografías de vistas fijas; filmes y videocintas; y documentos
electrónicos.
Cada medio requiere un tratamiento especial en su guarda y en su uso.