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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
La importancia de la determinación de los diferentes tipos deriva de que
ellos son los que distinguen las series documentales que son elementos
indispensables para el desarrollo de la metodología archivística. En la actualidad
hay autores que están haciendo estudios de tipología documental
con bases asentadas en la llamada Diplomática moderna. 15
El Formato refiere a la conformación física de los documentos dependiente
del soporte y la operación de creación. Por ejemplo, encontramos
documentos textuales en formato expediente o en legajos; o documentos
electrónicos en disquetes de 3 1/2 pulgadas.
La Forma, documental o Tradición documental, de acuerdo con la denominación
en Diplomática, es la condición de original, o de copia. Los documentos
Originales son aquellos que reúnen los requisitos que los habilitan
para cumplir el objetivo para el que fueron creados, son auténticos, se
corresponden al autor, fecha y lugar que expresan. Pueden ser únicos, que
era lo más común antiguamente, y múltiples cuando se producen varios
ejemplares de igual valor.
La condición de Copia de un documento está dada por el fin para el que
fue creada, en general para información o testimonio, como puede ser una
copia de un certificado de estudios. Contiene la misma información que el
documento Original pero carece de los requisitos de éste. En la actualidad,
el desarrollo de los instrumentos tecnológicos favorece la creación de copias
debido a la facilidad y el bajo costo de reproducción.
La Cantidad es uno de los caracteres que reviste verdadera importancia
en el presente. La creación indiscriminada de documentos por parte de la
administración, asistida por la tecnología, hace que este carácter que refiere
a las unidades de instalación, legajos, etc. y el espacio ocupado por ellos,
deba ser rigurosamente contemplado en los repositorios.
Caracteres internos
Los caracteres internos son los que están relacionados con la “personalidad
intrínseca” de los documentos.
Entidad productora es la que alude a la persona física o jurídica que
produce el documento: al autor.
El Origen funcional refiere al móvil o razón por la que se crea un documento,
la actividad dentro de la función administrativa que, en uso de sus
atribuciones, lo genera y los trámites por los que ha sido diligenciado.
La Fecha y lugar de producción, llamada data crónica y tópica por la
Diplomática, refiere al momento y lugar en que se producen los documentos.
15. H. Bellotto: “O espaco da diplomática no ensino da arquivologia”, Mimeo.
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