Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
• Hacer que la información de los documentos esté disponible en el
formato adecuado, para las personas adecuadas y en el tiempo apropiado.
El Archivo General es el hogar permanente para los documentos de un
organismo que tienen un valor duradero. Pero los documentos no llegarán
al Archivo General si no están bien gestionados durante su vida.
Es necesario respetar la procedencia y el orden original. Los documentos
obsoletos deben ser destruidos oportunamente y los documentos valiosos
deben asegurarse y preservarse.
Para proteger los documentos valiosos, el Archivo General debe ser reconocido
como una parte esencial de una Gestión de Documentos más
vasta. La función de la gestión de documentos es asegurar que los documentos
–y la información que contienen– sean usados con provecho desde
el momento de su creación.
Metas
Las metas de un programa GeDI incluyen:
• La creación y el mantenimiento de documentos autorizados y confiables
en una forma accesible, inteligible y en condiciones de ser usados durante
todo el tiempo que se requiera para apoyar las necesidades y la rendición
de cuentas de la organización.
• La eficiencia y economía en trabajo de documentos mediante la eliminación
de la duplicación de esfuerzos, la creación y el mantenimiento solamente
de los documentos que se necesitan, la sistematización de la retención
y la disposición, etc.
• El mejor acceso a los documentos, tanto a los corrientes como a los
seleccionados para la conservación permanente, mejorando con ello la toma
de decisiones convenientes, la prestación eficiente de programas y servicios
del gobierno, la rendición de cuentas y la transparencia del gobierno y
la protección de los derechos de los ciudadanos.
• La determinación de la obsolescencia documental y la destrucción segura
de los documentos obsoletos.
• La determinación de los documentos que tienen un valor histórico y
cultural permanente.
• La transferencia de estos documentos a una institución archivística.
• La preservación de esos documentos.
• La clasificación y ordenación de los documentos de valor duradero de
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