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52 ALICIA CASAS DE BARRÁN Objetivos y documentos de gobierno Objetivos de gobierno Documentos principales que se necesitan * Documentos legislativos Estado de derecho * Documentos judiciales * Documentos de antecedentes policiales * Documentos de antecedentes carcelarios * Documentos de contabilidad * Documentos de compras del gobierno * Documentos fiscales Rendición de Cuentas * Documentos aduanales * Registros electorales * Expedientes de políticas * Expedientes de casos * Documentos presupuestarios * Expedientes policíacos * Documentos de contabilidad Manejo de recursos * Documentos del personal del Estado * Documentos de nómina * Documentos de compras del gobierno * Registros de activos fijos * Registros de propiedad * Documentos de pensiones Protección de derechos * Documentos de Seguro Social * Documentos de registro predial * Actas de nacimiento/Defunción * Registros hospitalarios Servicios a ciudadanos * Registros de escuela * Registros de supervisión ambiental * Tratados Relaciones exteriores y * Correspondencia con entidades obligaciones Internacionales nacionales e internacionales * Contratos de préstamo
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA La eficiencia y la eficacia del servicio público en todas las funciones gubernamentales dependen de la información que contienen los documentos y del acceso a la misma. La recuperación oportuna de la información asentada en los documentos depende de la organización de los documentos. Los documentos mal administrados afectan adversamente la amplia gama de reformas del servicio público. Consideremos a continuación las breves descripciones de la importancia del buen mantenimiento de los documentos. Derechos Humanos La capacidad de los gobiernos para proteger los derechos de sus ciudadanos y mejorar la interacción entre unos y otros es uno de los problemas a resolver por las sociedades iberoamericanas. Los derechos de los ciudadanos están basados en documentos; la competencia de un gobierno para seguir respetando esos derechos está asentada en la calidad de las políticas, las normas, y las prácticas que emplean para administrarlos. Este hecho, que parece tan sencillo, se transforma en un tema crítico en un contexto documental que cada vez se vuelve más electrónico. Gobierno y Rendición de Cuentas En la actualidad la sociedad exige a los gobiernos que sean transparentes, abiertos, y comprometidos con sus ciudadanos. Existe una preocupación mayor de los ciudadanos por el papel que desempeñan en la creación el gobierno del país. A la vez, la sociedad quiere poder confiar en el gobierno que ha elegido y espera que éste funcione de tal manera que cree y funde este sentido de confianza. Nuevamente, son los documentos, y las pruebas que contienen, los instrumentos mediante los cuales los gobiernos pueden fomentar un clima de confianza y demostrar un compromiso general de buen gobierno. Asimismo, la Rendición de Cuentas es crítica para un gobierno responsable. Los fundamentos para la Rendición de Cuentas se basan en documentos. Cuando estos documentos se administran de una manera que asegura su integridad y su autenticidad a través del tiempo, los funcionarios a cargo de la documentación rinden cuenta a sus administradores, éstos rinden cuenta a los directores de las instituciones gubernamentales y éstos rinden cuenta a los funcionarios elegidos y a otros que son representantes de los intereses de la sociedad. Sin documentos no puede establecerse una estructura de Rendición de Cuentas y, sin ella, no puede haber un gobierno responsable. 53
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