Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

22 ALICIA CASAS DE BARRÁN
• Probar algo. Los documentos que testimonian o certifican acciones.
Ej. Actas, testimonios, certificados.
• Transmitir una información. Todos los documentos contienen información,
aquí se refiere a aquellos documentos que solamente transmiten
noticias, sin testimoniar, ni manifestar voluntad de la autoridad. Ej. Informes,
cartas, circulares, memos.
El núcleo principal de esta definición es la génesis documental: el documento
de archivo se genera como producto de una actividad administrativa
que es espejada en ellos.
El Archivo Nacional de la República Federativa del Brasil dice que “Documentos
de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Forman um
conjunto orgánico, refletindo as atividades que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão
de sua origen ou a funçao pela qual são produzidos é que determina a
sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou
formato”. 13
Aparecen en esta definición otros componentes que la iluminan: los
documentos de archivo son todos los que, en determinadas circunstancias
de su creación, constituyen elementos de prueba o de información, producidos
o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. No
están aislados, conforman conjuntos orgánicos capaces de reflectar las
actividades que se vinculan y los actos de quienes los producen en el cumplimiento
de sus funciones. La condición de documento archivístico no
está dada por el soporte en que se asiente ni el formato que adquiera sino
por el origen orgánico o funcional de su producción.
En Perú, el Decreto que reglamenta la “Ley 25323 del Sistema Nacional
de Archivos, en su artículo 5º expresa: ‘Documento archivístico es aquel
que contiene una información de cualquier fecha, forma o soporte, producido
o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada
en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado
del avance tecnológico’. Es un concepto de avanzada porque involucra a
los nuevos soportes, no sólo al tradicional papel, y deja una posibilidad
para comprender a otros que a futuro la tecnología nos puede ofrecer”. 14
13. A.C. Indolfo et al.: Gestao de Documentos / Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1995.
14. A. Mendoza Navarro: “La prueba documental y los archivos”, en : Revista del Archivo
General de la Nación Nº 21. Lima, 2000.