Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

62 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Suposiciones y realidades sobre el cuidado de los documentos
SUPOSICIÓN REALIDAD
Se dispondrá de la información necesaria
para apoyar programas y políticas.
La gestión de documentos no es una
función profesional.
El mantenimiento de documentos no
es un problema importante porque
la gente deseará automáticamente
que los documentos se mantengan
para documentar sus acciones y sus
decisiones.
La gente reconoce los sistemas satisfactorios
de mantenimiento de
documentos cuando los ven.
Sí, si existen documentos, pero con
frecuencia están desorganizados o
son irrecuperables.
Dado el tamaño del gobierno y el
volumen de información de papel y
electrónica que se genera, es esencial
contar con especialistas para
ocuparse de controlar los documentos.
Es muy poco probable que la mayoría
de los funcionarios públicos
involucrados en actos de corrupción
o fraude o que temen por la seguridad
de su empleo deseen mantener
documentos. Además, las culturas
institucionales prevalecientes no
usan documentos con fines de referencia.
Si los requisitos y las prácticas mejores
para el mantenimiento de documentos
no se definen bien, será
imposible juzgar si un sistema de
mantenimiento de documentos está
funcionando apropiadamente o no.
Los sistemas de mantenimiento de
documentos modelos prácticamente
no existen en el mundo en desarrollo
y la información sobre prácticas
buenas y modernas de mantenimiento
de documentos se distribuye
de manera desigual a los que se
ocupan de esa labor en los países en
desarrollo. Con frecuencia, los modos
de práctica habituales se basan
en lo que se ha hecho siempre.