Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

112 ALICIA CASAS DE BARRÁN
• El mecanografiado o fijado en computadora de la respuesta (que se
denomina correspondencia de salida).
• El envío de la correspondencia de salida.
• El archivado de la correspondencia de entrada y de salida.
En una organización pequeña, todo el sistema de administración de la
correspondencia puede ser manejado por una persona. Sin embargo, en
una organización mayor, como un gobierno nacional, la administración de
la correspondencia puede ser una actividad compleja. Los seis pasos indicados
anteriormente pueden ser dados por muchas personas o unidades
administrativas diferentes. Esto se muestra a continuación.
Paso 1: Recibir la correspondencia de entrada
Responsabilidad: Sala de correo
Paso 2: Dirigir la correspondencia
Responsabilidad: Sala de correo, personal del Departamento
Paso 3: Preparar la respuesta
Responsabilidad: Personal del Departamento, otros departamentos
Paso 4: Mecanografiar o fijar en procesador de texto
la respuesta
Responsabilidad: Personal del Departamento, servicio de mecanografía
Paso 5: Envío de la correspondencia de salida
Responsabilidad: Personal del Departamento
Paso 6: Archivado de correspondencia de llegada y de
salida
Responsabilidad: Personal del Departamento, personal del registro.
Un análisis de sistemas administrativos examinaría esos seis pasos y
contestaría las preguntas siguientes:
• ¿Cuánto tiempo se necesita para completar la tarea? ¿Es un tiempo
adecuado o es excesivo?
• ¿Cuántas personas participan? ¿Demasiadas? ¿Un número suficiente?
• ¿Cuán frecuentes son los errores, malentendidos o problemas en la
ejecución de la tarea? ¿Cree la gente que otros son los responsables de las
tareas cuando no es así? ¿Hay personas que realizan trabajo que no incumbe
a su esfera de responsabilidad?
• ¿Responde la correspondencia de salida final las preguntas plantea-