Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Análisis y reestructuración de Sistemas de documentos
Lo primero que hay que hacer al establecer un programa de Gestión de
documentos es investigar cómo se crean y se usan los documentos, ya sea
los del gobierno, las universidades u otras organizaciones. Idealmente, esta
tarea es completada mediante lo que se llama análisis de sistemas administrativos,
llamado también análisis del proceso administrativo.
El análisis de sistemas administrativos es el estudio
sistemático de la administración de una organización
en relación con sus funciones y sus actividades.
El análisis de los sistemas administrativos se convierte en diseño del
proceso administrativo si el propósito es no sólo examinar los sistemas y
procesos de información de la organización sino también organizar esos
sistemas para que funcionen con más eficiencia.
El diseño del proceso administrativo es el nuevo diseño
de los procesos administrativos para mejorar su
desempeño.
El análisis del proceso administrativo entraña el estudio de la manera
en que las tareas se ejecutan o en que las funciones se emprenden y la
consideración de la posibilidad de realizarlas con más eficiencia.
Un sistema es una unidad compuesta por elementos
relacionados entre sí que interactúan continuamente
y funcionan hacia un propósito común.
Por ejemplo, la administración de correspondencia puede ser un sistema.
El sistema puede incluir varios elementos como:
• La recepción de la correspondencia de entrada.
• El envío de esa correspondencia al corresponsal indicado (lo cual puede
entrañar comunicarse con varios departamentos para confirmar el mejor
órgano para contestar la carta).
• La preparación de la respuesta (lo cual puede entrañar consultas con
varias personas).