Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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108 ALICIA CASAS DE BARRÁN 7. ¿Por qué las políticas y estructuras de la organización deben ser estudiadas? 8. Indique siete cosas, por lo menos, que las políticas de la organización deberían hacer para proteger los documentos. 9. ¿En dónde la Gestión de Documentos y el Archivo están mejor colocados en la estructura de la organización? 10. ¿Dónde debería estar colocada mejor una unidad de Gestión de Documentos dentro de su organismo administrativo? 11. ¿Qué recursos se necesitan para que una Gestión de Documentos funcione apropiadamente? 12. ¿Cómo el Archivo podría producir ingresos? 13. ¿Qué es un plan estratégico? 14. ¿Por qué una organización debe establecer un plan estratégico para su Gestión de Documentos? 15. Describa los cuatro pasos que conlleva el establecimiento de un plan estratégico.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA VI. ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 109 Una vez que las políticas, las estructuras y los procedimientos de la organización han sido examinados y revisados como sea necesario, será posible considerar las actividades reales que conlleva la gestión de los documentos. En el presente capítulo se examinan las actividades principales relacionadas con esta labor. Como ya se ha visto en capítulos anteriores, las prácticas de Gestión de Documentos que aquí se indican están basadas en el principio de que los documentos siguen un ciclo de vida y que su cuidado debe ser parte de un continuo, no un método fragmentado mediante el cual es posible que los documentos no sean cuidados y atendidos sino mucho después de haber sido creados, usados y guardados –tal vez inadecuadamente– en oficinas o zonas de guarda. En este capítulo se ofrece un panorama general de las actividades principales de un programa de Gestión de Documentos integrada en orden lógico. Cada uno de los puntos considerados a continuación será examinado con más detalle más adelante. Para cada actividad descrita en este capítulo se ofrece la información siguiente: • Una definición de la actividad principal y de cualesquiera funciones o tareas relacionadas con ella. • Una declaración del propósito de la actividad. • Una definición de cada etapa y una declaración de su propósito. • Cualquier otra consideración necesaria para ilustrar la actividad en cuestión. • Referencias cruzadas a aquellos módulos que ofrecen una información más detallada sobre esta actividad. Refiérase de nuevo a la figura Fases de la Gestión de Documentos para estudiar las etapas y actividades principales diferentes en la gestión de los documentos en todo su ciclo de vida. La primera actividad, la reestructuración de los sistemas existentes, fue examinada en el Capítulo IV. Este capítulo considera actividades subsiguientes relacionadas con el mantenimiento del sistema existente, en concreto: • La organización y el control de los documentos en el medio de una oficina.
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