Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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18 ALICIA CASAS DE BARRÁN RESUMEN Este capítulo ha presentado la importancia de la información antes y luego de la invención de la escritura. Ha ofrecido definiciones de archivos, las funciones que ellos cumplen el proceso de su formación y la clasificación de acuerdo a diferentes variables. EJERCICIOS PARA EL ESTUDIANTE 1. ¿Cuáles son los rastros más antiguos de información registrada? 2. Explique cada uno de los significados del término archivo en español. 3. ¿Cuáles son las funciones de los archivos? 4. ¿Cómo se forman los archivos? 5. ¿Por qué los archivos son públicos o privados? 6. Defina archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA II. LOS DOCUMENTOS 1. Información Actualmente, es posible encontrar varias definiciones para el término información, cada una de ellas dependerá del contexto de la disciplina en que se produzca. La estrecha relación que une a documentos e información, ya que los documentos son, en líneas generales, soportes que contienen información, suele llevar a confundir los unos con la otra. La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada en una manera formal como datos procesados. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada. “Informaçao. Todo e qualquer elemento referencial contido num documento. Dado. Representaçao mínima de todo e qualquer elemento de caráter cognitivo, passível de ser transferida, processada e interpretada de forma manual ou automática.” 10 Información en sentido más estricto es un conjunto de datos o noticias referidas a un asunto o tema. Los datos aislados o inorgánicamente amontonados no son información. La información contenida en los documentos, con relación a los datos, puede ser: Intensiva. Cuando muestra muchos datos sobre un asunto determinado, o, sobre una o pocas personas. Ej.: Legajos personales, expedientes licitatorios, curricula. Extensiva. Cuando aparecen pocos datos sobre gran cantidad de cosas o personas. Ej.: Planillas de sueldos, padrones estudiantiles, actas de exámenes. Diversificada. Cuando contiene datos variados sobre temas diversos. Ej. Correspondencia, informes anuales. 10. Ana Maria de Almeida Camargo, Helloisa Liberalli Bellotto, coord.: op.cit. 19
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