Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
que las reglas de acceso están de acuerdo con cualquier legislación sobre
libertad de información o sobre la esfera privada.
La clausura extendida de documentos deberá limitarse a categorías especificadas
de los mismos, como:
• documentos relacionados con la seguridad nacional
• documentos relacionados con el mantenimiento del orden público o la
salvaguarda de ingresos
• documentos que contienen información de terceras partes recibida
confidencialmente
• documentos relacionados con los asuntos privados de individuos vivos.
Los documentos públicos a los que los miembros del público tenían
acceso antes de ser transferidos al Archivo Nacional o a un lugar de depósito
deberán seguir abiertos a la inspección pública independientemente
de su edad.
Administración financiera
La legislación debe establecer las reglas financieras bajo las cuales funcionará
la Administración de documentos. El contenido y la terminología
precisos variarán de acuerdo con las reglas y las convenciones que hay en
cada país. Estas reglas incluyen el establecimiento de honorarios por la
prestación de servicios, por ejemplo, el suministro de fotocopias.
Disposiciones legales relacionadas
Además, la legislación deberá considerar los siguientes puntos relacionados.
Si no hay disposiciones equivalentes en la legislación de los derechos
de propiedad intelectual existente, la ley deberá establecer varias disposiciones
con respecto a los derechos de propiedad intelectual en los documentos
que guarda el Archivo Nacional.
Estas disposiciones permitirán que el director haga que los documentos
estén disponibles para ser inspeccionados y que se proporcionen copias
de ellos sin que se quebrante ningún derecho de propiedad intelectual
privado que pueda subsistir en ellos y además confirmarán que es necesario
obtener el consentimiento del director para publicar facsímiles, transcripciones
o traducciones de documentos públicos cuyos derechos de propiedad
intelectual pertenecen al Estado.
Si el Archivo Nacional es, también, o la Biblioteca Nacional, la biblioteca
de depósito legal del país, la legislación deberá incluir disposiciones ade-
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